Apa Itu Executive Summary
Mungkin kamu pernah melihat executive summary di bagian awal suatu dokumen. Baik itu business plan, dokumen riset, atau rencana proyek. Tapi.. sebetulnya apa itu executive summary?
Singkatnya, executive summary dapat membuat dokumen-mu jadi lebih mudah dimengerti. Khususnya bagi orang-orang yang perlu mendapat informasi inti dari dokumennya.
Nah, ingin tahu cara membuatnya? Di artikel ini, kita akan membahas tentang executive summary secara lengkap. Mulai dari manfaat hingga cara membuat, hingga contohnya.
Yuk disimak!
Executive summary adalah suatu ringkasan yang berisi poin-poin penting terkait isi suatu dokumen.
Dengan kata lain, fungsi executive summary adalah untuk “membocorkan” inti dokumennya. Sehingga, pembaca tak perlu menyelami isi dokumennya terlalu dalam untuk bisa memahami informasi intinya.
Biasanya, panjang executive summary antara satu sampai dua halaman. Hal ini wajar, karena isinya memang harus ringkas dan to-the-point.
Kamu bisa membuat executive untuk berbagai macam dokumen. Mulai dari business plan, studi kasus, hasil survei, hingga project plan.
Tapi.. sebetulnya kenapa sih kamu harus bikin executive summary? Kenapa tidak membiarkan pembaca untuk membaca seluruh dokumennya aja? Mari kita lihat jawabannya di bagian selanjutnya!
Mengapa Executive Summary itu Penting?
Pada dasarnya executive summary dapat membantu kamu menyampaikan informasi yang ada di dalam dokumen-mu secara lebih efektif.
Karena, patut diakui bahwa tak semua orang punya waktu cukup banyak untuk membaca dokumen secara detail.
Bayangkan jika kamu adalah seorang investor, dan kamu harus membaca banyak business plan dalam satu waktu. Pastinya bikin pusing, kan?
Itulah mengapa executive summary dibutuhkan, agar informasi penting yang ada di dokumenmu bisa ditemukan secara cepat dan mudah oleh pembaca.
Selain memberi kemudahan bagi pembaca, executive summary juga bisa memberi manfaat untuk kamu lho, sebagai penulisnya.
Karena, di sini kamu bisa menjelaskan kenapa investor layak untuk berinvestasi di bisnismu, atau kenapa proyekmu penting untuk dijalankan di bisnis tempatmu bekerja.
Anggaplah kamu sedang ingin mengerjakan suatu proyek baru di tempat kerjamu. Karena kamu percaya bahwa proyeknya bisa mendatangkan banyak keuntungan.
Tentunya kamu harus meyakinkan manajer bahwa proyeknya benar-benar menguntungkan, kan? Nah kamu bisa meyakinkan mereka dengan membuat executive summary yang menarik.
Baca juga: Big Data: Berikut adalah Pengertian, Contoh, dan Cara Kerjanya!
Bagaimana Cara Membuat Executive Summary?
Cara membuat executive summary bisa berbeda-beda, tergantung tujuan dokumennya.
Jadi, di bagian ini kami akan jelaskan cara membuat dua jenis yang paling populer, yaitu executive summary untuk business plan dan untuk project plan.
Bentuk executive summary pun bervariasi. Ada yang membuatnya dalam bentuk dokumen teks, dan ada pula yang membuatnya dalam bentuk slide.
Untuk mempermudah pemahaman, di sini kami hanya akan menjelaskan summary yang dalam bentuk dokumen teks saja. Yuk kita mulai!
Cara Membuat Executive Summary untuk Business Plan
Pertama-tama, kamu harus tahu tujuan dokumennya dulu. Business plan biasanya dibuat untuk kepentingan stakeholder, contohnya seperti menarik investor atau mencari mitra bisnis.
Untuk itu, kamu harus sebisa mungkin mencoba agar executive summary yang kamu buat mampu membuat pembaca semakin tertarik dengan bisnismu.
1. Buat Statement Pembuka
Di bagian awal, kamu harus membuat satu paragraf yang fungsinya untuk memberitahu pembaca mengapa bisnismu menarik.
Paragraf ini bisa menjadi hook yang bisa membuat pembaca tertarik untuk membaca lebih jauh. Jadi, gunakan kata-kata yang positif, optimistis, namun tetap realistis.
Contohnya, jika kamu memiliki bisnis di bidang kerajinan kayu, kamu bisa menjelaskan secara singkat bahwa bisnismu menawarkan produk yang unik, memberdayakan pengrajin kayu di suatu wilayah, dan juga mengalami pertumbuhan dari tahun ke tahun.
2. Deskripsikan Bisnismu
Selanjutnya, kamu bisa menjelaskan detail tentang bisnismu. Mulai dari produk dan layanan yang kamu tawarkan, bisnis modelnya, hingga lokasinya.
Tujuan bagian ini cukup sederhana. Harapannya pembaca jadi paham apa yang bisnismu kerjakan dan bagaimana bisnismu mendapat keuntungan.
3. Jelaskan Model Bisnis yang Kamu Gunakan
Loh, bukannya di bagian deskripsi bisnis kamu sudah memberitahu model bisnisnya?
Memang betul, tapi di bagian ini kamu bisa menjelaskannya secara lebih detail. Karena, bisa jadi pembaca belum paham dengan model bisnis yang kamu sebut.
Selain itu, kamu juga bisa menjelaskan bagaimana bisnismu bisa bersaing dengan kompetitor dan bagaimana kamu memposisikan bisnismu di mata konsumen.
4. Tampilkan Informasi Finansial secara Singkat
Jangan salah paham dulu, kamu tidak perlu menampilkan seluruh catatan keuangan bisnismu kok.
Kamu hanya perlu menampilkan informasi yang penting saja, contohnya seperti jumlah penjualan per bulan, keuntungan yang kamu dapat, serta modal yang kamu miliki.
Sebagai pelengkap, kamu juga bisa menampilkan prediksi catatan finansial bisnismu pada periode selanjutnya. Tentunya prediksinya harus ke arah yang positif.
Di sini kamu pasti sudah menangkap tujuan dari bagian ini, kan? Ya, betul sekali. Informasi finansial dapat memberikan bukti konkret bahwa bisnismu menguntungkan. Dengan begitu, investor tak akan ragu untuk berinvestasi ke bisnismu.
5. Jelaskan Rencana Bisnismu ke Depannya
Terakhir, kamu perlu meyakinkan pembaca bahwa bisnismu punya prospek yang cerah. Caranya, dengan menjelaskan berbagai rencana yang ingin dijalankan bisnismu ke depannya.
Contohnya, kamu bisa menjelaskan bahwa bisnismu berencana untuk melakukan ekspansi ke pasar yang lebih luas. Hal ini bisa dicapai dengan dukungan kualitas produk yang mumpuni dan pendanaan yang kuat.
Kamu juga bisa jelaskan alasan mengapa berinvestasi di bisnismu saat ini adalah keputusan yang tepat, dan bagaimana investor bisa menjadi bagian penting dari pertumbuhan bisnismu.
Cara Membuat Executive Summary untuk Project Plan
Di awal artikel, kami sempat menjelaskan bahwa executive summary dapat digunakan untuk meyakinkan manajer bahwa proyek yang kamu kerjakan akan menguntungkan.
Bagaimana cara membuatnya? Ikuti langkah-langkah berikut:
1. Jelaskan Masalah yang sedang Dihadapi
Pertama-tama, pembaca harus tahu mengapa proyek ini perlu dijalankan. Jadi, kamu harus menjelaskan masalah yang ingin kamu pecahkan.
Contohnya, misalkan kamu menampilkan hasil riset yang menunjukkan bahwa ada ceruk pasar yang permintaannya belum terpenuhi. Selain itu, belum banyak kompetitor yang menargetkan ceruk pasar tersebut.
Selain itu, saat ini bisnismu sedang mengalami pertumbuhan yang stagnan. Sehingga, harus ada inisiatif untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis pada periode selanjutnya.
2. Beritahu Solusi yang Ditawarkan Proyeknya
Setelah menjelaskan masalah, tentu kamu harus menawarkan solusinya. Nah, solusinya tentu adalah proyek yang kamu ajukan.
Contohnya, kamu bisa menjelaskan bahwa pertumbuhan bisnis bisa didorong dengan mengadakan proyek ekspansi pasar.
Setelah itu, kamu juga perlu merinci bagaimana proyek tersebut mampu mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi saat ini.
Misal, jika saat ini tingkat penjualan per tahun hanya meningkat sekitar 5%. Maka proyek ekspansi pasar bisa meningkatkan penjualan hingga 20% per tahun.
3. Tuliskan Manfaat Proyeknya Terhadap Bisnis secara Keseluruhan
Jika pada bagian sebelumnya kamu hanya menjabarkan bagaimana proyeknya mampu memecahkan masalah yang ada, sekarang kamu bisa meyakinkan pembaca lebih jauh dengan menjelaskan dampak positif dari proyeknya secara jangka panjang.
Contohnya, kamu bisa memaparkan bagaimana perluasan pasar bisa memberi citra positif pada brand. Selain itu, proyek ini juga dapat menambah sumber penghasilan bisnis ke depannya.
4. Buat Kesimpulan
Nah, di bagian penutup, kamu bisa menyimpulkan kenapa proyek yang kamu ajukan layak untuk dijalankan.
Bisa dibilang, bagian ini seperti ringkasan yang fungsinya untuk memastikan bahwa pembaca benar-benar memahami poin yang ingin kamu sampaikan di executive summary-nya.
Baca juga: Apa itu Pengolahan Data? Berikut Pengertian serta Manfaatnya!
5 Tips Membuat Executive Summary yang Menarik
Oke, sekarang kamu sudah tahu cara membuat executive summary, baik untuk business plan maupun project plan.
Tapi, pertanyaannya, bagaimana cara agar executive summary yang kamu buat jadi lebih menarik? Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu coba:
1. Tidak Usah Memberi Penjelasan yang Terlalu Detail
Sesuai dengan namanya, executive summary hanyalah ringkasan. Jadi, kamu tak perlu menjelaskan poin-poinnya terlalu detail.
Jika kamu ingin tahu apakah isinya terlalu detail atau tidak, cobalah untuk membaca executive summary-nya dari sudut pandang orang awam. Jika kamu merasa bahwa isinya terlalu “ribet”, artinya tulisannya masih harus dibuat lebih simpel.
Contohnya, saat mendeskripsikan bisnismu, bisa saja kamu menjelaskan tentang sejarah bisnisnya, filosofi dibalik brandnya, dan hal-hal lain yang tidak terlalu urgent untuk dibahas.
Padahal, kamu hanya perlu menjelaskan hal-hal yang memang diperlukan saja, seperti model bisnis serta produk yang kamu tawarkan.
2. Hindari Penggunaan Istilah Teknis
Saat menjelaskan tentang bisnis atau proyek, memang wajar jika kita terdorong untuk menggunakan istilah-istilah teknis.
Masalahnya, pembaca bisa jadi kebingungan jika mereka menemukan terlalu banyak istilah teknis. Itulah mengapa kamu harus memastikan bahwa tulisannya bisa dipahami orang awam
Contohnya, daripada menulis “Bisnis kami berhasil meraih ratusan ribu traffic pada empat kuarter terakhir”, sebaiknya gunakan bahasa yang lebih mudah dimengerti seperti “Bisnis kami berhasil mendatangkan ratusan ribu pengunjung dalam rentang waktu setahun”.
3. Pastikan Pembaca Mudah untuk Skimming
Karena executive summary umumnya dibaca secara singkat, jadi kamu harus membantu pembaca untuk menangkap banyak informasi dalam waktu yang singkat pula.
Oleh karena itu, kamu harus memastikan bahwa tulisannya mudah untuk di-skimming oleh pembaca. Dengan kata lain, hanya dengan membacanya sekilas, pembaca bisa tahu pesan yang ingin kamu sampaikan.
Caranya, kamu bisa menggunakan subheading, bullet points, atau numbering. Sehingga, pembaca bisa dengan mudah menemukan informasi yang mereka butuhkan.
4. Gunakan Bahasa yang Positif
Apabila kamu tidak menggunakan bahasa yang cenderung positif, tentu saja executive summary yang kamu buat tidak akan terlihat meyakinkan.
Contohnya, misalkan kamu membuat executive summary untuk sebuah business plan. Tapi, di dalamnya kamu tidak begitu yakin saat menjelaskan tentang proyeksi bisnismu ke depannya.
Hal seperti ini tentu saja bisa membuat pembaca jadi merasa pesimistis dengan bisnismu. Itulah mengapa kamu harus menggunakan bahasa yang cenderung positif.
Walau begitu, pastikan bahwa penjelasanmu tetap terlihat realistis. Sehingga, pembaca tidak akan skeptis ketika membaca executive summary-nya.
5. Biasakan untuk Melakukan Double-check
Executive summary ditempatkan di bagian paling awal dokumen, jadi kamu harus memastikan bahwa tidak ada kesalahan di dalam penulisannya.
Sebab, jika kamu tidak melakukan pengecekan ulang, bisa jadi ada typo atau kalimat yang penempatannya kurang tepat. Walaupun minor, tapi hal seperti ini bisa mencederai kredibilitas dokumenmu.
Maka dari itu, kamu harus membaca kembali executive summary-nya setelah selesai dibuat. Bahkan, kalau bisa kamu meminta orang lain untuk mengeceknya juga. Jadi, kamu bisa mendapat perspektif lain terkait penulisannya.
Baca juga: Apa itu Visualisasi Data? Ini Hal yang Kamu Wajib Tahu!
Ini Contoh Executive Summary yang Bisa Kamu Tiru!
Dengan panduan di atas, kamu bisa mulai bereksperimen dengan membuat executive summary sendiri.
Tapi, jika kamu membutuhkan contoh, berikut adalah contoh template executive summary yang bisa kamu gunakan:
Contoh Template Executive Summary untuk Business Plan
Executive Summary Bisnis A
Bisnis A adalah bisnis yang bergerak di industri X sejak tahun 2000. Kami mempunyai misi untuk menyejahterakan UMKM melalui produk dan layanan yang kami tawarkan.
Deskripsi Bisnis:
Bisnis A menyajikan produk X yang berkualitas dengan memanfaatkan bahan baku pilihan dan proses produksi berstandar internasional.
Model Bisnis:
Produk Bisnis A tersebar di ribuan gerai di seluruh Indonesia. Kami juga memanfaatkan sistem waralaba untuk memperluas pasar secara masif.
Informasi Finansial:
Di tahun 2022, Bisnis A mencatatkan pertumbuhan penjualan sekitar 20%. Rata-rata omset yang didapat tiap bulannya sebesar Rp.X, dengan keuntungan bersih per bulan sekitar Rp.Y.
Proyeksi Tahun Depan:
Bisnis A berencana untuk melakukan proyek X. Proyek ini berpotensi mendatangkan keuntungan sebesar Y, berdasarkan data Z. Oleh karena itu ini adalah saat yang tepat untuk berinvestasi di bisnis A.
Contoh Template Executive Summary untuk Project Plan
Laporan Analisis Pasar Bisnis A Q – Executive Summary
Masalah yang Dihadapi:
Bisnis A mengalami pertumbuhan yang stagnan sepanjang Q1 2022. Hal ini dapat dilihat dari jumlah penjualan yang hanya mencapai Rp.X per bulan. Selain itu, ada beberapa ceruk pasar potensial yang belum dijangkau.
Solusi yang Ditawarkan:
Bisnis A bisa melakukan proyek ekspansi pasar. Caranya dengan memperluas saluran pemasaran dan juga menjalankan kampanye marketing untuk target pasar yang baru.
Manfaat bagi Bisnis:
Dengan melakukan proyek ekspansi pasar, diperkirakan Bisnis A bisa menaikkan tingkat penjualan sebesar 20%. Hal ini didukung dengan hasil riset yang menunjukkan bahwa pasar akan bereaksi positif jika Bisnis A melakukan ekspansi ke wilayahnya.
Kesimpulan:
Untuk mengatasi masalah pertumbuhan yang stagnan, Bisnis A bisa mencoba untuk menjalankan proyek ekspansi pasar di kuarter selanjutnya. Hal ini diperlukan agar Bisnis A bisa memanfaatkan celah di ceruk pasar sekaligus menambah sumber penghasilan ke depannya.
Yuk Buat Executive Summary untuk Bisnismu!
Gimana? Cara membuat executive summary mudah sekali, kan?
Kamu hanya perlu meringkas poin-poin yang ada di dalam dokumenmu, lalu memastikan bahwa pembaca bisa memahami seluruh pesan yang ingin kamu sampaikan di dalam executive summary-nya.
Nah, agar pembaca bisa yakin dengan pesan yang kamu sampaikan, ada baiknya kamu menyertakan data juga di dalamnya. Sehingga, pembaca tahu bahwa statement yang kamu tulis punya dasar yang kuat.
Data memang punya peran yang sangat penting bagi bisnis. Itulah mengapa kamu juga sebaiknya mempelajari ilmu data agar bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih akurat.
Jika kamu tertarik untuk belajar ilmu data secara lebih mendalam, kamu bisa bergabung ke grup Discord Data Science Bitlabs. Di sini, kamu bisa berbagi wawasan dengan para data enthusiast. Kamu juga bisa mendapat banyak ilmu baru di sana.
Tertarik untuk bergabung? Yuk klik tombol di bawah ini!