Apa Area Pengetahuan Dan Suksesnya Manajemen Proyek
Apa itu Area Pengetahuan Manajemen Proyek? – Setiap proyek mengingkan kesuksesan dalam prosesnya. Suksesnya sebuah proyek membutuhkan suksesnya pemangku kepentingan dan manajer proyek mengelola manajemen proyeknya.
Selain itu, kesuksesan ini haruslah terdokumentasi dan terencanakan dengan baik. Proses perencanaan dan dokumentasi dalam manajemen proyek di PMBOK dikenal dengan area pengetahuan manajemen proyek. Kita akan membahas lebih lengkap dan ringkas bahasan mengenai hal tersebut di bawah ini.
Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Proses proyek dikategorikan berdasarkan Area Pengetahuan Manajemen Proyek. Daftar Panduan PMBOK menjelaskan dan menjelaskan 10 bidang pengetahuan. 10 bidang pengetahuan tersebut yaitu sebagai berikut:
1. Manajemen Integrasi Proyek.
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek.
3. Manajemen Jadwal Proyek.
4. Manajemen Biaya Proyek.
5. Manajemen Kualitas Proyek.
6. Manajemen Sumber Daya Proyek.
7. Manajemen Komunikasi Proyek.
8. Manajemen Risiko Proyek.
9. Manajemen Pengadaan Proyek.
10. Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek.
Selain itu, setiap bidang pengetahuan berisi lebih dari satu proses untuk membuat 49 proses seperti yang ditunjukkan pada tabel di bawah ini.
Jangan bingung yang dimaksud dengan lima grup proses dan 49 proses. Penjelasan dan tabel di bawah akan membantu teman-teman memahaminya. Yuk, berdiskusi di bawah apabila ada yang kurang jelas~
Lima grup proses secara vertikal berisi 49 proses misalnya Grup Proses Inisiasi mencakup dua proses yang pertama adalah Mengembangkan Piagam Proyek dan yang kedua adalah Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan.
Area pengetahuan hanya mengarahkan kamu tentang cara menggunakan 49 proses. Oleh karena itu, 49 proses tersebut adalah penghubung antara 5 Grup Proses dan 10 bidang pengetahuan yang dimaksud.
5 Grup Proses dan 49 Proses di Area Pengetahuan PMBOK
Kelompok Proses InisiasiKelompok Proses PerencanaanKelompok Proses PelaksanaanKelompok Proses Pemantauan dan KontrolKelompok Proses PenutupanManajemen Integrasi Proyek1. Mengembangkan Piagam Proyek2. Mengembangkan Perencanaan Manajemen Proyek3. Mengarahkan & Mengelola Pekerjaan Proyek
4. Mengelola Pengetahuan Proyek
5. Memantau dan Mengontrol Pekerjaan Proyek
6. Melakukan Integrasi Perubahan Kontrol
7. Penutupan Proyek atau Fase ProyekManajemen Ruang Lingkup Proyek1. Perencanaan Manajemen Ruang Lingkup
2. Mengumpulkan Persyaratan
3. Mendefinisikan Ruang Lingkup
4. Membuat WBS
5. Memvalidasi Ruang Lingkup
6. Mengkontrol Ruang Lingkup
Manajemen Penjadwalan Proyek1. Perencanaan Manajemen Penjadwalan
2. Mendefinisikan Aktivitas
3. Mengurutkan Aktivitas
4. Mengestimasi Durasi Aktivitas
5. Menyusun Jadwal
6. Mengkontrol PenjadwalanManajemen Biaya Proyek1. Perencanaan Manajemen Biaya
2. Mengestimasi Biaya
3. Menentukan Anggaran
4. Mengkontrol BiayaManajemen Kualitas Proyek1. Perencanaan Manajemen Kualitas2. Mengelola Kualitas3. Mengkontrol KualitasManajemen Sumber Daya Proyek1. Perencanaan Manajemen Sumber Daya
2. Mengestimasi Aktivitas Sumber Daya
3. Mendapatkan Sumber Daya
4. Mengembangkan Tim
5. Mengelola Tim
6. Mengelola Sumber DayaManajemen Komunikasi Proyek1. Perencanan Manajemen Komunikasi2. Mengelola Manajemen Komunikasi3. Memantau Manajemen KomunikasiManajemen Risiko Proyek1. Perencanaan Manajemen Risiko
2. Identifikasi Risiko
3. Melakukan Analisis Risiko Kualitatif
4. Melakukan Analisis Risiko Kuantitatif
5. Perencanaan Respons Risiko
6. Mengimplementasikan Respons Risiko7. Pemantauan Respons RisikoManajemen Pengadaan Proyek1. Perencanaan Manajemen Pengadaan2. Melakukan Pengadaan3.Mengontrol PengadaanManajemen Pemangku Kepentingan Proyek1. Mengidentifikasi Pemangku Kepentingan2. Perencanaan Pendekatan Pemangku Kepentingan3. Mengelola Pendekatan Pemangku Kepentingan4. Memantau Pendekatan Pemangku KepentinganLima Kelompok Proses (Kolom) dengan Sepuluh Area Pengetahuan (Baris) Alat dan Teknik di PMBOK
Masing-masing dari 49 proses memiliki masukan dan keluaran. Kita menggunakan alat dan teknik PMBOK sebagai masukan kemudian menjadi keluaran. Biasanya keluaran dari satu proses adalah masukan untuk proses lain. Alat dan teknik pada Panduan PMBOK dikelompokkan dalam kategori berikut:
1. Pengumpulan data.
2. Analisis data.
3. Keterampilan komunikasi.
4. Pengambilan keputusan.
5. Keterampilan interpersonal dan tim.
Setiap kategori memiliki banyak alat dan teknik yang akan menghasilkan beberapa dokumen yang berbeda.
Informasi Proyek di Area Pengetahuan PMBOK
Data proyek setelahnya dikumpulkan dan dianalisis dengan konteks selama pelaksanaan proyek. Tim proyek harus menggunakan istilah yang sesuai dan tepat. Contohnya:
Data Kinerja Proyek atau Work Peformance Data
Data kinerja proyek adalah data pengamatan dan pengukuran yang diidentifikasi selama kegiatan yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Contoh kegiatan yaitu melaporkan saat pekerjaan selesai secara fisik, kualitas dan ukuran kinerja teknis, tanggal mulai dan selesai kegiatan yang dijadwalkan, jumlah cacat, biaya aktual, durasi aktual, dan lainnya.
Informasi Kinerja Proyek atau Work Peformance Information
Informasi kinerja proyek adalah informasi yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteks dan diintegrasikan berdasarkan hubungan di seluruh area pengetahuan proyek. Contohnya yaitu status kiriman, status implementasi untuk permintaan perubahan, dan perkiraan pekerjaan untuk diselesaikan.
Laporan Kinerja Proyek atau Work Peformance Reports
Laporan kinerja proyek adalah laporat yang berkaitan dengan representasi fisik atau elektronik dari informasi kinerja yang dikumpulkan dalam dokumen proyek, dimaksudkan untuk mengangkat masalah atau menghasilkan keputusan. Contohnya yaitu laporan status, memo, jastifikasi, catatan informasi, dan lainnya.
Penyesuaian atau Tailoring di Area Pengetahuan PMBOK
Tidak ada satupun metodologi manajemen proyek yang dapat diterapkan ke semua proyek setiap saat. Panduan PMBOK bukanlah metodologi. Panduan PMBOK dan standar untuk manajemen proyek adalah referensi yang direkomendasikan untuk melakukan penyesuaian atau tailoring pada proyek yang sedang dikerjakan.
Penyesuaian atau tailoring sangat penting karena setiap proyek itu unik. Tidak setiap proses, alat atau teknik diperlukan atau diterapkan untuk setiap proyek yang sedang dikerjakan.
Dokumen Bisnis Manajemen Proyek di Area Pengetahuan PMBOK
Dua dokumen saling bergantung serta dikembangkan dan dipelihara secara berulang melalui siklus hidup proyek:
Kasus Bisnis Proyek
Dokumen kasus bisnis proyek dibuat sebelum dimulainya proyek dan berfungsi sebagai dasar untuk otorisasi kegiatan manajemen proyek lebih lanjut. Biasanya sponsor menjadi penanggungjawab untuk membuat dokumen ini.
Dokumen Kasus Bisnis Proyek di PMBOK Kasus bisnis proyek mungkin termasuk hal berikut tetapi tidak terbatas pada:
1. Kebutuhan bisnis.
2. Analisis Situasi
3. Rekomendasi
4. Evaluasi
Perencanaan Manajemen Manfaat Proyek
Mendefinisikan proses menciptakan, memaksimalkan, dan mempertahankan manfaat yang diberikan oleh proyek. Perencanaan manajemen manfaat proyek dapat mencakup hal berikut tetapi tidak terbatas pada:
1. Manfaat target
2. Keselerasan strategis
3. Jangka waktu
4. Pemilik manfaat
5. Metrik
6. Asumsi
7. Risiko
Cara Mengukur Kesuksesan Proyek
Tujuan proyek yang terukur dan jelas harus didokumentasikan, dan harus menjawab tiga pertanyaan:
1. Seperti apa kesuksesan itu?
2. Bagaimana kesuksesan diukur?
3. Faktor apa yang dapat mempengaruhi kesuksesan?
Proyek mungkin memenuhi ruang lingkup, jadwal, dan anggaran tetapi masih belum berhasil dari sudut pandang bisnis.
Nilai Bisnis dalam Proyek di Area Pengetahuan PMBOK
* Nilai bisnis didefinisikan sebagai keseluruhan nilai bisnis, jumlah total dari semua elemen yang berwujud dan tidak berwujud.
* Nilai bisnis adalah konsep yang unik untuk setiap organisasi.
* Semua organisasi berfokus pada pencapaian nilai bisnis untuk aktivitas mereka.
* Realisasi nilai bisnis yang sukses dimulai dengan perencanaan strategis dan manajemen yang komprehensif.