Laporan Magang Rima Flip EBook Pages 150
LAPORAN MAGANG
PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN
PADA SEKRETARIAT SATUAN POLISI PAMONG PRAJA
PROVINSI DKI JAKARTA
DISUSUN OLEH : RIMA DAHLIA/33
NIP. NRK. Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli
Angkatan XIII
KATA PENGANTAR
Dengan hormat,
Puji dan Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan praktek kerja lapangan kearsipan yang tersusun dalam
Laporan Magang Praktek Kerja Lapangan Kearsipan pada Sekretariat
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta.
Tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan ini adalah
sebagai persyaratan atau tugas akhir dari penulis yang telah mengikuti
Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat
Ahli Angkatan XIII yang diselenggarakan pada tanggal 15 Agustus
sampai dengan 10 Oktober 2022 secara Pembelajaran Jarak Jauh.
Sehubungan dengan hal tersebut, untuk pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan Kearsipan penulis telah melakukan analisa terhadap
pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja
Provinsi DKI Jakarta baik itu pengelolaan Arsip Aktif, Arsip Inaktif
maupun Arsip Vital dan Arsip Statis. Pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan dilakukan mulai dari tanggal 11 Oktober sampai dengan
tanggal 30 November 2022 di Sekretariat Satuan Polisi Pamong Praja
Provinsi DKI Jakarta dalam rangka mengaplikasikan teori-teori yang
telah didapat pada Pendidikan dan Pelatihan sebelumnya.
Dengan selesainya Laporan Praktek kerja Lapangan ini tidak
terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah memberikan masukan-
masukan kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan banyak
terimakasih kepada:
Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta
Para Pejabat Struktural Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI
Jakarta
Para Pejabat Struktural dan Fungsional Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta
Para Widyaiswara Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis
Tingkat Ahli
Serta teman-teman Para Peserta Diklat
Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan Praktek Kerja
Lapangan ini masih banyak terdapat kekurangan baik dari materi
maupun tehnik penyajiannya, oleh karena itu penulis mohon saran dari
pembaca yang sifatnya membangun, dan diharapkan dapat
memperbaiki atau menambah isi dan teknik penulisan laporan pada
masa yang akan datang.
Akhir kata, penulis berharap mudah-mudahan hasil Laporan
Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Sekretariat Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta dapat mendorong peningkatan
kinerja penulis dalam pelaksanaan tugas dan dapat memberikan
masukan positif bagi perkembangan organisasi.
Jakarta, 8 November 2022
Penulis
(i)
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 2
1.2. Maksud dan Tujuan 4
1.3. Ruang Lingkup 4
1.4. Pelaksanaan 4
BAB II GAMBARAN UMUM
DAFTAR ISI 2.1. Sejarah Satuan Polisi Pamong Praja 7
2.2. Visi dan Misi Satuan Polisi Pamong Praja 9
2.3. Struktur Organisasi 9
2.4. Tugas Pokok dan Fungsi BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
3.1. Sistem Pengelolaan Arsip .2. Organisasi Kearsipan .3. Sarana dan Prasarana Kearsipan .4. Sumber Daya Manusia Kearsipan 23
BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
4.1. Pengelolaan Arsip Dinamis 25
4.2.Pengelolaan Arsip Aktif 32
4.3. Pengelolaan Arsip Inaktif 35
4.4. Pengelolaan Arsip Statis 36
4.5. Program Arsip Vital 38
4.6. Inovasi BAB V KESIMPULAN DAN SARAN .1. Kesimpulan
5.2. Saran BAB VI PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
LAPORAN MAGANG PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN (ii)
LAMPIRAN
1.Lampiran Daftar Arsip Aktif Sekretariat Satpol PP Tahun .Lampiran Daftar Arsip Inaktif Sekretatiat Satpol PP Tahun .Lampiran Daftar Arsip Usul Pindah Sub Bagian Program dan Keuangan Tahun .Lampiran Daftar Arsip Usul Serah Arsip Statis .Lampiran Daftar Arsip Vital .Lampiran Dokumentasi Magang
GAMBAR
DAFTAR ISI Gambar 1. Struktur Organisasi Satpol PP
Gambar 2. Sarana dan Prasarana Pengurusan Surat
Gambar 3. Sarana dan Prasarana Arsip Aktif
Gambar 4. Sarana dan Prasarana Gedung
Gambar 5. Tampilan Aplikasi E-office
Gambar 6. Menu Tambah Surat Masuk
Gambar 7. Menu Tambah Perbal 1
Gambar 8. Menu Tambah Perbal 2
Gambar 9. Menu Laporan Rekap Surat Masuk Bulan Januari Gambar 10 . Menu Laporan Rekap Surat Keluar
Gambar 11 . Daftar Arsip Aktif
Gambar 12. Daftar Arsip Inaktif
Gambar 13 Ruang Record Center Satpol PP Provinsi DKI Jakarta
Gambar 14. Daftar Arsip Statis Usul Serah
Gambar 15. Surat Tugas Kepala Satpol PP Provinsi DKI Jakarta
Nomor 768/-1.74 tentang Tim Identifikasi Arsip VItal Provinsi DKI
Jakarta
Gambar 16. Form Pendataan Arsip Vital
LAPORAN MAGANG PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN (iii)
GAMBAR
Gambar 17. Form Daftar Arsip Vital Tahun 2020
Gambar 18. Format Pemilihan Jenis Surat
Gambar 19. Tamplate Jenis Surat Undangan
Gambar 20. Format Jadwal Kegiatan Harian
Gambar 21. Tamplate Jadwal Kegiatan Harian
Gambar 22. Jadwal Kegiatan Harian
DAFTAR ISI
LAPORAN MAGANG PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN (iv)
BAB I
PENDAHULUAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu
organisasi/perusahaan, baik itu pemerintah maupun swasta. Tanpa adanya suatu informasi
dalam suatu organisasi, para pengambil keputusan tidak dapat bekerja dengan efisien dan
efektif. Tanpa tersedianya informasi pun para pengambil keputusan tidak dapat mengambil
keputusan dengan cepat dan mencapai tujuan dengan efektif dan efisien. Sehingga bisa
dibilang bahwa informasi merupakan sebuah keterangan yang bermanfaat untuk para
pengambil keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan
sebelumnya.
Menurut Anton M. Moeliono, informasi adalah data yang telah diproses, namun
pemrosesan tersebut dilakukan untuk suatu tujuan tertentu. Selanjutnya Anton M. Moeliono
juga menyatakan bahwa informasi merupakan keterangan, kabar berita, pemberitahuan,
penerangan, atau bahan nyata lainnya yang dapat digunakan sebagai bahan kajian analisis
untuk mengambil kesimpulan atau keputusan tertentu. Sedangkan Davis mengemukakan
bahwa informasi adalah data yang telah diolah sehingga mememiliki bentuk yang berarti
dan bermanfaat bagi penerimanya, yaitu untuk dapat digunakan dalam pengambilan
keputusan, baik untuk saat ini atau di masa yang akan datang. Berkaitan dengan hal
tersebut diatas, suatu informasi harus disampaikan baik secara lisan maupun tulisan kepada
orang-orang yang membutuhkan informasi tersebut. Namun tidak semua informasi dapat
disampaikan kepada setiap orang, karena ada beberapa informasi yang mempunyai sifat
rahasia yang tidak bisa disampaikan secara terang-terangan demi kepentingan suatu
organisasi tertentu. Penyampaian informasi secara tertulis dapat dilakukan berupa surat,
sedangkan secara lisan dapat dilakukan melalui telepon, rekaman kaset, atau secara
langsung.
Setelah informasi dibuat dan disampaikan maka akan tercipta suatu sumber informasi
berupa arsip. Arsip memiliki peranan yang sangat penting, oleh karena itu diperlukan suatu
sistem pengelolaan arsip yang baik sehingga arsip dapat disimpan secara sistematis agar
dapat segera ditemukan pada saat diperlukan. Pengelolaan kearsipan pada dasarnya
merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen
yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang
aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.
Kehidupan suatu organisasi, khususnya organisasi pemerintah semakin tidak dapat
dipisahkan dari arsip. Arsip sebagai alat komunikasi dan sekaligus merupakan bahan dan
menjadi berkas kerja yang memuat informasi sesuai maksud dan tujuan pada saat
penciptaannya.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Setiap kegiatan yang dilaksanakan akan secara otomatis menciptakan arsip-arsip
yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Arsip yang tercipta akan semakin banyak sejalan
dengan banyaknya kegiatan serta perjalanan waktu proses pelaksanaan kegiatan.
Arsip-arsip yang tercipta juga akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan daripada
kegiatan tersebut, mulai dari arsip tekstual, kartografi, foto, film, rekaman suara, dan
seterusnya. Eratnya kaitan antara arsip dengan kegiatan akan secara otomatis baik langsung
atau tidak langsung berpengaruh terhadap efektivitas kinerja organisasi. Oleh karena itu
manajemen penanganan arsip mutlak diperlukan dalam suatu instansi pemerintah, baik dari
tingkat yang paling sederhana sekalipun sampai yang paling rumit. Lebih-lebih instansi
yang besar dan banyak kegiatan yang dilaksanakan. Karena didalam organisasi atau
instansi yang besar akan terjadi kompleksitas permasalahan, termasuk juga dalam masalah
kearsipannya.
Arsip merupakan memori kolektif keberadaan suatu lembaga/instituti yang harus di
tunjang oleh manajemen Arsip yang bertujuan untuk menyatukan informasi, memudahkan
akses dan penemuan kembali informasi, pengamanan arsip, meningkatkan pemanfaatan
dan pendayagunaan arsip.
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta adalah unsur perangkat daerah yang
dibentuk dengan fungsi sebagai Penegak Peraturan Daerah dan Peraturan Kepala Daerah,
menyelenggarakan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat. Sebagai unsur
pelaksana urusan wajib bidang pemerintahan tentu banyak menghasilkan dokumen seperti
Surat Keputusan Kepala SKPD, Instruksi, Surat Tugas dan juga pengaduan dari
masyarakat terkait penyelenggaraan ketenteraman dan ketertiban umum. Oleh karena itu
dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan kualitas kerja yang
optimal, Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta perlu mengoptimalkan fungsi
unit kearsipan, merekrut tenaga arsiparis/tenaga pengelola yang memiliki kompetensi di
bidang kearsipan guna mengelola arsip-arsip yang bernilai guna tinggi, seperti arsip
pelaksanaan penertiban, arsip pengelolaan keuangan dan sebagainya.
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta sebagai salah satu perangkat daerah
yang menyelenggarakan urusan wajib pemerintah di bidang Penegkan Perda dan Perkada,
serta sebagai penyelenggara ketenteraman dan ketertiban umum dituntut untuk terus
menerus melakukan pengembangan organisasi dan pembenahan disegala bidang untuk
mampu menghadapi pesatnya perubahan teknologi informasi dan komunikasi yang ada.
Salah satu bidang yang perlu mendapat perhatian adalah masih perlunya pengembangan
terhadap sistem manajemen/pengelolaan arsip dinamis yang dimiliki oleh Satuan Polisi
Praja Provinsi DKI Jakarta, dimana untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan
terpercaya diperlukan pengembangan sistem pemerintahan berbasis elektronik, minimnya
sumber daya manusia selaku pencipta arsip yang memahami pengelolaan arsip , serta
perlunya peningkatan formasi arsiparis yang berkualitas pada organisasi Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .2. Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan dari tugas Praktek Kerja Lapangan adalah dalam rangka
mengaplikasikan kemampuan hasil belajar yang diperoleh selama diklat sesuai dengan
tugas dan tanggung jawab di unit kerja atau instansi masing- masing .
1.2.1 Maksud
Melalui Praktek Kerja Lapangan diharapkan penulis dapat mengelola arsip
dengan baik, tertib, teratur, dan tertata rapi, sehingga bila diperlukan arsip dapat
ditemukan kembali secara cepat dan tepat, dan untuk membangun sikap perilaku
kerja SDM kearsipan secara profesional sebagai pengelola arsip yang benar-benar
dapat bekerja sesuai dengan etika kearsipan serta memberikan kontribusi kepada
organisasi untuk mecapai efektifitas dan efisiensi kerja serta diharapkan penulis
dapat mengidentifikasi dan menganalisis mengenai pelaksanaan sistem pengelolaan
arsip di pemprov DKI Jakarta khususnya di Satuan Polisi Pamong Praja guna
optimalisasi dalam pelaksanaan suatu sistem kearsipan yang baik.
1.2.2 Tujuan
Adapun tujuan dari praktek kerja lapangan ini adalah :
1.Sebagai sarana implementasi materi klasikal bagi calon arsiparis tingkat ahli
dalam meningkatkan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama
mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat
Ahli ;
2.Meningkatkan kemampuan dan keahlian calon arsiparis tingkat ahli dalam
bidang kearsipan;
3.Terciptanya profesionalisme penulis sebagai arsiparis dalam peningkatan
produktifitas kerjanya sehingga dapat mendukung keberhasilan organisasi tempat
penulis bertugas secara berdaya guna dan berhasil guna;
4.Memberi masukan dari permasalahan yang ditemui di lapangan/instasi masing-
masing yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan.
1.3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup laporan Praktek Kerja Lapangan ini meliputi pelaksanaan analisa
pengelolaan arsip dinamis di Lingkungan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
khususnya di Unit Kerja Sekretariat Satpol PP Provinsi DKI Jakarta.
1.4 Pelaksanaan
1.4.1 Dasar Pelaksanaan
Dasar pelaksanaan dari kegiatan praktek kerja lapangan ini adalah merujuk dari
peraturan perundang-undangan dan beberapa surat tugas dari atasan dan dari kepala
Pusdiklat ANRI, yaitu sebagai berikut :
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
2.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-
undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
3.Peraturan Gubernur Nomor 106 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Arsip Statis
4.Peraturan Gubernur Nomor 79 Tahun 2018 Tentang Pengelolaan Arsip Dinamis
5.Peraturan Gubernur Nomor 92 Tahun 2019 tentang Petunjuk Pelaksanaan
Naskah Dinas Elektronik,
6.Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas,
7.Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip,
8.Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor Tahun 2021 tentang JAadwal Retensi Arsip,
9.Keputusan Gubernur Propinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 787 Tahun tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis,
10.Surat Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi DKI Jakarta
Nomor e-0738/DL.01.02 hal Penugasan Peserta DIklat Jabatan Fungsional
Arsiparis Tahun 2022,
11.Surat Tugas Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta Nomor e-
0284/KG.11.00 tentang Peserta Diklat Jabatan Fungsional Arsiparis pada Satuan
Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta, dan
12.Surat Tugas Kepala Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta Nomor
456/KG.04.00 tentang Kegiatan Magang/Praktek Kerja Lapangan Peserta Diklat
Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat AHli Angkata XIII (PNBP) Selama
296 Jam Pelajaran pada Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta.
1.4.2 Waktu Pelaksanaan
Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilakukan di Kantor Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta Unit Kerja Sekretariat Satpol PP, selama 45
hari kerja mulai tanggal 15 Agustus s.d. 30 November 2022 atau selama 360 jam
(Diklat Daring diselingi Magang 8 hari atau 64 JP pada periode tanggal 15 Agustus
s.d.10 Agustus 2022 dan Magang periode tanggal 11 Oktober s.d. 30 November
2022 atau 296 Jam Pelajaran).
1.4.3 Tempat Pelaksanaan
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dilakukan di Kantor Satuan Polisi Pamong
Praja Provinsi DKI Jakarta Unit Kerja Sekretariat Satpol PP selaku Unit Kearsipan
pada Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta Gedung Blok H Lantai 16
Komplek Balaikota DKI Jakarta.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli BAB II
GAMBARAN UMUM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM
2.1. Sejarah Satuan Polisi Pamong Praja
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta merupakan penggabungan antara
Satuan Polisi Pamong Praja dengan Satuan Perlindungan Masyarakat didirikan di Yogyakarta
pada tanggal 3 Maret 1950 dengan slogannya Praja Wibawa dimaksudkan untuk mewadahi
sebagian tugas pokok pemerintah daerah.
2.1.1 Sejarah Singkat Satuan Polisi Pamong Praja
Keberadaan Polisi Pamong Praja dimulai pada era Kolonial sejak VOC
(Vereenigde Oostindische Compagnie) menduduki Batavia di bawah pimpinan
Gubernur Jenderal Pieter Both, bahwa kebutuhan memelihara Ketentraman dan
Ketertiban penduduk sangat diperlukan karena pada waktu itu Kota Batavia sedang
mendapat serangan secara sporadis baik dari pendduduk lokal maupun tentara Inggris
sehingga terjadi peningkatan terhadap gangguan Ketenteraman dan Keamanan. Untuk
menyikapi hal tersebut maka dibentuklah Bailluw, semacam Polisi yang merangkap
Jaksa dan Hakim yang bertugas menangani perselisihan hukum yang terjadi antara
VOC dengan warga serta menjaga Ketertiban dan Ketenteraman warga.
Kemudian pada masa kepemimpinan Raaffles dikembangkanlah Bailluw dengan
dibentuk satuan lainnya yang disebut Besturrs Politie atau Polisi Pamong Praja yang
bertugas membantu Pemerintah di Tingkat Kawedanan yang bertugas menjaga
ketertiban dan ketenteraman serta keamanan warga.
Pada masa Kemerdekaan tepatnya sesudah Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia Polisi Pamong Praja tetap menjadi bagian organisasi dari kepolisian karena
belum ada dasar hukum yang mendukung keberadaan Polisi Pamong Praja.
Istilah Pamong Praja adalah sebuah kata yang diambil dari bahasa jawa yang
mengandung arti filosofis cukup mendalam, yaitu seseorang yang dipandang, dituakan
dan dihormati sehingga memiliki fungsi sebagai pembina masyarakat di wilayahnya,
lazimnya seorang pamong adalah orang yang lebih tua, pemuka agama atau pemuka
adat serta golongan-golongan yang berasal dari kasta Brahmana sebagimana dalam
klasifikasi pembagian kasta pada agama hindu (sejarah perkembangan budaya).
Selanjutnya makna dari kata Praja itu sendiri mengandung arti sebagai orang
yang di emong di bina dalam hal ini adalah rakyat/masyarakatnya. Melihat pengertian
diatas dapat kita ambil sebuah defenisi arti dari pamong praja, yaitu petugas atau
individu yang dihormati guna membina masyarakat di wilayahnya agar tertib dan
tenteram.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Seiring dengan berjalannya waktu masyarakat dalam suatu wilayah selalu
tumbuh dan berkembang, bila ditelaah dari sisi kependudukan maka grafik natalitas
dan mortalitasnya terus mengalami perubahan, hal ini mengakibatkan perlu adanya
pengaturan yang lebih baik dari sisi pemerintah untuk dapat mengantisipasi segala
macam tantangan yang bermuara pada terancamnya ketertiban umum dan
ketenteraman masyarakat di wilayah kerjanya, sehingga Menteri Dalam Negeri pada
tanggal 3 Maret 1950 mengeluarkan Surat Keputusan Nomor UR 32/2/21 tentang
Perubahan Nama Detasemen Polisi Pamong Praja menjadi Satuan Polisi Pamong
Praja yang untuk selanjutnya di peringati menjadi hari jadi Satuan Polisi Pamong
Praja dalam setiap tahunnya.
2.1.2 Sejarah Singkat Satuan Perlindungan Masyarakat
Sejak jaman pemerintahan Hindia Belanda, rakyat kita telah aktif dalam upaya
perlindungan dan penyelamatan masyarakat, terutama untuk ikut menanggulangi
bencana akibat perang, yaitu melalui organisasi Lught Buscherming Dients (LBD)
yang dibentuk tahun 1939. Kemudian pada jaman pendudukan Jepang, organisasi ini
disempumakan lagi sesuai dengan kepentingan pemerintahan Jepang, khususnya guna
menghadapi Sekutu. Tahun 1942 LBD berganti nama menjadi Gumi, dibentuk sampai
lingkungan masyarakat terkecil (RT). Organisasi bentukan Jepang inilah yang menjadi
embrio Pertahanan Sipil (Hansip). Sejarah perkembangan Bangsa Indonesia yang
memproklamasikan kemerdekaannya pada tanggal 17 Agustus 1945 pada masa itu
bertekad untuk membela serta mempertahankan dan menegakkan kemerdekaan serta
kedaulatan negara dan bangsanya berdasar Pancasila dan Undang- Undang Dasar
1945 Seperti makna yang terkandung dalam pasal 27 ayat 3 UUD 1945 bahwa :
“Setiap warga negara berhak dan wajib ikut serta dalam upaya pembelaan negara.”
Guna mengiringi spontanitas dan semangat juang bangsa Indonesia, Pemerintah
Republik Indonesia menata dan mewadahi, mengerahkan serta mengendalikan
penyelenggaraan upaya pertahanan keamanan negara dan atas dasar itu maka
dirumuskan suatu konsepsi Perlawanan Rakyat Semesta yang mengandung arti
kesadaran, tekad, sikap dan pandangan rakyat Indonesia untuk melawan dan
menghancurkan setiap bentuk ancaman. Untuk itu pemerintah mengharapkan
keikutsertaan seluruh rakyat Indonesia secara spontan dalam penyelenggaraan upaya
pertahanan keamanan Negara yang kemudian mendasari munculnya Organisasi
Pertahanan Sipil (Hansip), maka pada tanggal 19 April 1962 keluarlah Keputusan
Wakil Menteri Pertama Urusan Pertahanan/Keamanan Nomor MI/A/72/62 tentang
Peraturan Pertahanan Sipil dan sampai sekarang diperingati sebagai Hari Ulang Tahun
Pertahanan Sipil.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .2. Visi dan Misi Satuan Polisi Pamong Praja
2.2.1 Visi
Visi merupakan pandangan jauh kedepan, suatu gambaran yang menantang
keadaaan masa depan berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan oleh suatu
instansi.
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta sebagai salah satu unsur Perangkat
Daerah Provinsi DKI Jakarta yang menyelenggarakan tugas pemerintah di bidang
Ketentraman dan Ketertiban Masyarakat mempunyai visi “Terwujudnya tata nilai
kehidupan masyarakat yang tenteram, tertib dan nyaman demi menciptakan kota
Jakarta sejajar dengan kota-kota maju lainnya di dunia”
2.2.1 Misi
Misi adalah suatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi sesuai
dengan visi yang telah ditetapkan, agar pancapaian tujuan organisasi dapat terlaksana
dan berhasil dengan baik. Dengan misi tersebut diharapkan seluruh jajaran organisasi
dapat mengenal organisasinya dan mengetahui peran dan fungsinya, program dan
kegiatan yang harus dilaksanakan serta hasil yang harus dicapai pada masa-masa
yang akan datang. Proses perumusan misi harus memperhatikan masukan pihak-
pihak yang berkepentingan (stakeholders), memberikan peluang untuk
perubahan/penyesuaian sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis.
Perwujudan dari usaha mencapai visi tersebut dirumuskan dalam misi Satuan Polisi
Pamong Praja yaitu sebagai berikut:
1.Meningkatkan kemampuan tenaga dan prasarana dalam penanganan tramtibmas;
2.Menegakkan supremasi hukum dengan meningkatkan kapasitas kelembagaan;
3.Mewujudkan ketenteraman, ketertiban dan perlindungan masyarakat serta dunia
usaha;
4.Meningkatkan kemampuan dan kesiagaan dalam menghadapi bencana alam,
banjir, kebakaran, pengungsi dan sejenisnya;
5.Meningkatkan secara optimal peran serta masyarakat secara terpadu dalam
penanganan gangguan ketenteraman dan ketertiban umum.
2.3. Struktur Organisasi
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2019 Tentang Perubahan atas Peraturan
Daerah Nomo 5 Tahun 2012 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi
DKI Jakarta dan Peraturan Gubernur Nomor 285 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Satuan Polisi Pamong Praja tanggal 29 Desember 2016 disusunlah Struktur
Organisasi Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta sebagai berikut
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Struktur Organisasi
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
Gambar 1. Struktur Organisasi Satpol PP
2.4. Tugas Pokok dan Fungsi
2.4.1 Tugas Pokok Satuan Polisi Pamong Praja
Berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 285 Tahun 2016 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta , disebutkan bahwa
Satuan Polisi pamong Praja merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan bidang
ketenteraman dan ketertiban umum seta perlindungan masyarakat pada sub urusan
bidang ketenteraman dan ketertiban umum, Satpol PP dipimpin oleh seorang Kepala
Satuan Polisi Pamong Praja yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab
kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah, adapun yang menjadi Tugas pokok
Satuan Polisi Pamong Praja adalah memelihara dan melaksanakan ketenteraman dan
ketertiban umum serta menegakkan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur dan
Perlindungan Masyarakat
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .4.2 Fungsi Satuan Polisi Pamong Praja
1.Penyusunan dan pelaksanaan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Satuan Polisi
Pamong Praja;
2.Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan penyelenggaraan ketenteraman, ketertiban
umum, penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur;
3.Pelaksanaan ketenteraman dan ketertiban umum serta penegakan Peraturan Daerah
dan Peraturan Gubernur;
4.Pelaksanaan kebijakan pemeliharaan dan penyelenggaraan ketenteraman dan
ketertiban umum;
5.Pelaksanaan koordinasi pemeliharaan dan penyelenggaraan ketenteraman dan
ketertiban umum serta penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur
dengan aparat Kepolisian Negara, Penyidik Pegawai Negeri Sipil (PPNS) dan/atau
aparatur lainnya;
6.Pengawasan terhadap masyarakat agar mematuhi dan menaati Peraturan Daerah
dan Peraturan Gubernur;
7.Pelaksanaan fungsi perlindungan masyarakat;
8.Pembinaan dan pengembangan Penyidik Pegawai Negeri Sipil Satuan Polisi
Pamong Praja;
9.Pemberian dukungan teknis kepada masyarakat dan perangkat daerah;
10.Penyediaan, penatausahaan, penggunaan, pemeliharaan dan perawatan prasarana
dan sarana kerja;
11.Pengelolaan kepegawaian, keuangan, barang dan ketatausahaan Satuan Polisi
Pamong Praja; dan
12.Pelaporan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi Satuan Polisi
Pamong Praja.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Penyelenggaraan BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
3.1. Sistem Pengelolaan Arsip
Penyelenggaraan tata kearsipan yang baik harus dapat menjamin ketersediaan arsip
yang memberikan kepuasan bagi pengguna (user) serta menjamin keselamatan arsip itu
sendiri. Indikator keberhasilan penyelenggaraan arsip adalah sejauh mana kearsipan tersebut
memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi. Semakin besar kontribusi arsip
dalam mendukung kelancaran aktivitas organisasi, menunjukkan pula tingginya
keberhasilan pengelolaan arsip. Sesuai dengan dinamika suatu organisasi, arsip tumbuh dan
berkembang secara akumulatif sejalan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi
penciptanya. Pengelolaan arsip yang tidak terkontrol pada gilirannya berpotensi untuk
munculnya persoalan pada organisasiyang bersangkutan.
Pedoman pengelolaan arsip adalah sebuah piranti untuk menjalankan sistem
pengelolaan arsip yang mengikat dan memiliki kekuatan hukum. Oleh karena itu harus
disusun sesuai dengan kondisi, kebutuhan, dan kemampuan sebuah organisasi, serta
peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. Sebaik apapun piranti ini tidak ada
gunanya apabila tidak dapat diaplikasikan. Oleh karena itu sosialisasi dan pelatihan
merupakan kegiatan penting agar SDM yang ada mampu memahami dan melaksanakannya.
Walaupun demikian, pedoman tidak dapat berbuat banyak tanpa adanya goodwill dari
pengambil kebijakanragaman prosedur, SDM, sarana, maupun aspek lain dalam
pengelolaan arsip dalam bentuk pedoman.
3.1.1 Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
serta penyusutan arsip, adapun tujuan dari pengelolaan arsip dinamis adalah :
1.Menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang
memenuhi persyaratan : amdal, sistematis,utuh, menyeluruh dan sesuai dengan
NSPK.
2.Untuk menjaga keauthentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip.
Dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis di lingkungan Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta berpedoman pada Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta
Nomor 79 Tahun 2018 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis,
Arsip DInamis terdiri dari :
1.Arsip Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus
2.Arsip Inaktif,yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan
jarang digunakan oleh organisasi pencipta arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip vital adalah arsip dinamis yang
sangat penting dan mempunyai fungsi berkelanjutan, baik sebelum, pada saat,
maupun setelah keadaan darurat.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pengelolaan arsip dinamis
adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi pengelolaan arsip vital, pengelolaan arsip aktif
dan pengelolaan arsip inaktif. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya
merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip Aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip
dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti
yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
a. andal;
b. sistematis;
c. utuh;
d. menyeluruh;
e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta
arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem
klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pejabat atau orang yang bertanggung jawab
dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan,
dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. Untuk ketentuan
yang ada, pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan
penerimaan arsip secara akurat dan pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis
bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta telah menerbitkan peraturan terkait Kearsipan antara lain:
1. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis
a. Tata Naskah Dinas
Adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan media yang akan digunakan dalam komunikasi kedinasan,
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta menerbitkan Peraturan Gubernur DKI Jakarta
Nomor 99 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas, dan Peraturan Gubernur
Nomor 92 Tahun 2019 tentang Petunjuk Pelaksanaan Naskah Dinas Elektronik
yang digunakan sebagai pedoman di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli b. Klasifikasi Arsip
Adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi
dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Dalam
hal ini Pemerintah Provinsi DKI Jakarta menerbitkan Keputusan Gubernur
DKI Jakarta Nomor 1598 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip, yang
digunakan sebagai pedoman di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
c. Jadwal Retensi Arsip
Adalah ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-
masing untuk urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan
jadwal retensi arsip di setiap Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah,
Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD. Pemerintah Provinsi
DKI Jakarta telah menerbitkan Keputusan Gubernur DKI Jakarta Nomor 1599
Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip, yang digunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
d. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
Adalah sistem yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan
kewajiban pencipta arsip dan publik terhadap akses arsip. Sebagai salah satu
sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik dan untuk
pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur
ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis. Dalam hal ini
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta telah menerbitkan Keputusan Gubernur
Nomor 737 Tahun 2021 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
Arsip Dinamis.
3.1.2 Pengelolaan Arsip Statis
Pengolahan Arsip Statis adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan
kembali arsip statis berdasarkan kaidah – kaidah kearsipan yang berlaku. Sarana
bantu penemuan kembali arsip statis adalah naskah hasil pengolahan arsip statis yang
memuat serangkaian petunjuk tentang cara untuk menemukan kembali arsip yang
dibutuhkan pengguna arsip, baik berupa guide arsip, daftar arsip dan inventaris arsip.
Arsip Statis berfungsi sebagai :
1.Memori Kolektif, Identitas dan Jati Diri Bangsa;
2.Bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan;
3.Sumber informasi publik
Pengelolaan arsip statis wajib dilakukan oleh:
1.ANRI sebagai lembaga kearsipan nasional;
2.Lembaga kearsipan provinsi;
3.Lembaga kearsipan kabupaten/kota; dan
4.Lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan
Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu
Kementerian/ Lembaga/BUMN/Organisasi Masyarakat/Organisasi
Politik/Perorangan. Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar
dapat diakses oleh Publik antara lain Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi
Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip. Ruang lingkup pengelolaan arsip
statis dalam rangka menjamin keselamatan arsip statis sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
sebagai berikut
1. Akuisisi Arsip Statis
adalah proses penambahan pengetahuan arsip statis di lembaga kearsipan yang
dilakukan dengan jalan kegiatan menyerahkan arsip statis dan hak mengelolanya
dari pencipta arsip ke lembaga Arsip Nasional. Akuisisi meliputi arsip statis yang
telah diverifikasikan secara langsung maupun tidak langsung. Lembaga
Kearsipan wajib membuat daftar pertelaan arsip (DPA) yang diakuisisi dan
memberitahukan kepada umum. Setiap orang yang memiliki atau menyimpan
arsip statis yang hendak diakuisisi harus menyerahkan kepada lembaga kearsipan.
Lembaga kearsipan dapat melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga
pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan
atau bantuan dari luar negeri. Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti
dengan berpindahnya tanggung jawab dari pengelola pertama ke pengelola
Kearsipan Nasional.
2. Pengolahan Arsip
Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan
Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of
Original Order). Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip
tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur
dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat
pada konteks penciptaannya. Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk
menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau
sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan pencipta arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli . Preservasi Arsip
Pemeliharaan arsip atau preservasi dilakukan untuk menjamin keamanan dan
keselamatan serta kelestarian arsip statis. Preservasi arsip statis adalah upaya
memelihara arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh serangga, air, sinar
matahari, jamur, kutu, dan juga gangguan dari orang-orang disekitarnnya. Segala
macam upaya memelihara arsip dinamis yang telah digambarkan di atas dapat
digunakan untuk melakukan pemeliharaan arsip statis. Sedangkan menjaga arsip
dari kemungkinan kerusakan dapat dilakukan dengan cara membersihkan ruangan
secara rutin, dari berbagai kemungkinan adanya binatang serangga, kutu, jamur
dan sebagainya.
4. Layanan Akses Pemanfaatan Arsip
adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi
legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip. Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip, yang didasarkan pada sifat keterbukaan dan
ketertutupan. Lembaga kearsipan melaksanakan pelayanan berdasarkan norma,
standar, prosedur, dan kriteria pelayanan serta menyediakan fasilitas untuk
kepentingan akses. Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum. Apabila
akses terhadap arsip statis yang berasal dari pencipta arsip terdapat persyaratan
tertentu, akses dilakukan sesuai dengan persyaratan dari pencipta arsip yang
memiliki arsip tersebut. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup
berdasarkan persyaratan akses atau karena sebab lain, kepala lembaga kearsipan
sesuai dengan lingkup kewenangannya dapat menyatakan arsip statis menjadi
terbuka setelah melewati masa penyimpanan selama 25 (dua puluh lima) tahun.
Bagi pengguna yang ingin mengakses informasi Arsip Statis, dapat mengunjungi
Ruang Layanan Arsip di Gedung A, lantai 1, Arsip Nasional Republik Indonesia di
Jl. Ampera Raya No.7, Jakarta Selatan, setiap hari kerja mulai pukul 08.30 s.d. 15.00
WIB. Pengguna akan dipandu oleh Arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia
yang bertugas. Pengguna dapat memanfaatkan Sarana Temu Balik Arsip Statis
(Finding Aids) yang telah disediakan. Sarana Temu Balik Arsip Statis disusun
berdasarkan Organisasi Pencipta Arsip dan jenis media Arsip Statis. Sarana Temu
Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain:
1.Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi
informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi
ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi
arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli . Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian
deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang
dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah
penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing,
struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip
perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada
inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).
3. Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi
mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun
tematis di lembaga kearsipan.
3.2 . Organisasi Kearsipan
Kegiatan kearsipan akan berjalan lancar bila didukung oleh system yang baku dan
standar serta applicable sesuai kebutuhan organisasi dan sistem ini memang khusus
dirancang untuk kepentingan instansi yang bersangkutan . Sedangkan sumber daya manusia
sebagai salah satu sumber lainnya, yang secara umum dapat dikelompokkan menjadi
pengambil keputusan, pembina kearsipan dan tenaga pelaksana kearsipan.
Dari tiga jenis Sumber Daya Manusia kearsipan tersebut nampaknya peranan yang
sangat dominan adalah pembina kearsipan karena merupakan ujung tombak untuk
melakukan pembinaan secara instansional terhadap penerapan sistem secara keseluruhan.
Sedangkan, tenaga pelaksana baik arsiparis atau tenaga pengelola kearsipan lainnya pada
dasarnya hanya akan melaksanakan sesuai instruksi pimpinan dan sesuai dengan arahan
pembina kearsipan.
Unsur lain yang tidak kalah pentingnya adalah kelembagaan dalam arti wadah atau
organisasi kearsipan yang dibedakan menjadi :
1.Lembaga Kearsipan tingkat pusat yang ditangani oleh Arsip Nasional (ANRI), dan
2.Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota, serta
3. Unit Kearsipan Instanansi Pemerintah.
Sesuai dengan Peraturan Gubernur DKI Jakarta Nomor 56 Tahun 2021 tentang
Pengorganisasian Kearsipan Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
merupakan organisasi kearsipan yang masuk dalam Unit Kearsipan II, yakni satuan kerja
pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan dan dipimpin oleh Sekretaris Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
sedangkan Pengelola Arsip dilaksanakan oleh Arsiparis/Pejabat Fungsional Umum ditunjuk
oleh pimpinan Unit Kerasipan II.
Susunan Organisasi Kearsipan pada Unit Kearsipan II terdiri dari :
1. Pimpinan Unit Kearsipan
2. Pejabat Pengelola Pusat Arsip Inaktif, dan
3. Pengelola Arsip
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .2.1. Unit Kearsipan II mempunyai tugas:
1.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2.melaksanakan standardisasi pusat Arsip Inaktif;
3.melaksanakan pembuatan daftar arsip dan penyerahan duplikasi arsip vital ke
Lembaga Kearsipan;
4.menyerahkan daftar arsip untuk kegiatan tahun sebelumnya pada bulan
keenam tahun berjalan kepada Lembaga Kearsipan;
5.mengolah arsip untuk disajikan sebagai informasi publik;
6.melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip vital;
7.melaksanakan alih media/ digitalisasi arsip penting;
8.menerima pemindahan arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
9.melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun;
10.menyiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada
Lembaga Kearsipan;
11.melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada Unit
Pengolah;
12.melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada Unit
Kearsipan III oleh Unit Kearsipan II tingkat kota; dan
13.melaksanakan tugas lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
3.2.2. Pimpinan Unit Kearsipan II mempunyai tugas:
1.mengoordinasikan penyelenggaraan kearsipan;
2.mengoordinasikan penyerahan Arsip Statis, duplikasi arsip vital, dan daftar Arsip
Inaktif sesuai jadwal retensi arsip Perangkat Daerah ke Unit Kearsipan I;
3.mengoordinasikan penyerahan daftar arsip untuk kegiatan tahun sebelumnya pada
bulan keenam tahun berjalan dengan bagian yang menangani pengelolaan arsip; dan
4.melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungannya.
3.2.3. Pejabat Pengelola Pusat Arsip Inaktif mempunyai tugas:
1.memimpin pelaksanaan kegiatan dalam pengelolaan Pusat Arsip Inaktif;
2.melaksanakan penyediaan sarana dan prasarana Pusat Arsip Inaktif;
3.menerima pemindahan arsip yang retensi aktifnya sudah habis dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan; dan
4.melaksanakan kegiatan harian dalam rangka penciptaan, penggunaan, pemeliharaan,
dan penyusutan arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .2.4. Pengelola arsip mempunyai tugas:
1.menata arsip pada Pusat Arsip Inaktif;
2.mengelola arsip hasil pemindahan dari Unit Pengolah;
3.membuat daftar arsip;
4.melaksanakan usulan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
5.melaksanakan alih media arsip disertai berita acara alih media arsip;
6.mengolah arsip menjadi informasi kearsipan; dan
7.melaksanakan pelayanan arsip.
3.3. Sarana dan Prasarana Kearsipan
Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan
penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang menyangkut soal-soal
pemerintahan maupun non pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem
tertentu yang dapat
dipertanggungjawabkan. Dalam melakukan kearsipan tentu rentang terhadap kerusakan pada
berkas-berkas, maka perlu adanya sarana prasarana kearsipan yang berkualitas. Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakaisebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.
Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya arsip suatu proses
Jenis-jenis sarana prasarana kearsipan adalah peralatan/perlengkapan yaitu alat atau
bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan, dan lebih cepat, tepat serta lebih baik.
Dengan adanya alat-alat kearsipan adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan- bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik dan magnetik contohnya komputer, laptop, LCD, SDM dan elektrik,
mesin fotocopy dll. Perabot kearsipan adalah benda-benda, atau alat-alat kantor yang terbuat
dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan pengarsipan, contoh :
meja, kursi, rak buku, lemari, papan tulis dll.
Pengelolaan sarana prasarana kantor yaitu dengan banyaknya kebutuhan sarana dan
prasarana, maka pengelolaan baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari
perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan yang bertujuan agar semua kegiatan yang
berhubungan perbekalan kearsipan baik yang bersifat administrasi maupun teknis
operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien
Pada Pasal 32 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 menyebutkan bahwa pencipta
arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan
standar kearsipan untuk pengelolaan arsip yang dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai
dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Standar kualitas dan spesifikasi
prasarana dan sarana kearsipan adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan, bentuk,
ukuran, jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan
penggunaan prasarana dan sarana kearsipan.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .3.1. Sarana dan Prasarana Pengurusan Surat
Meliputi kertas, kartu kendali, lembar pengantar, lembar pengantar kolektif,
lembar disposisi, kartu petunjuk silang, lembar teguran. Satuan Polisi Pamong Praja
dalam hal ini hanya menggunakan kertas, buku surat masuk, buku surat keluar,
lembar pengantar dan lembar disposisi.
Gambar 2. Sarana dan Prasarana Pengurusan Surat
3.3.2. Sarana dan Prasarana Arsip Aktif
Meliputi map berkas/folder, petunjuk (guide), tab, ordner, filing cabinet, boks
arsip, rak arsip, lemari katalog, lemari arsip, dan rotary. Satuan Polisi Pamong Praja
dalam hal menggunakan odner, boks arsip dan rak arsip.
Gambar 3. Sarana dan Prasarana Arsip Aktif
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .3.3. Sarana dan Prasarana Arsip Inaktif
Meliputi meliputi formulir pendataan arsip/dokumen, daftar ikhtisar arsip, daftar
pertelaan arsip sementara, daftar pertelaan naskah dinas/surat cabang tata usaha,
daftar arsip yang akan dipindahkan, daftar pertelaan arsip SKPD/UKPD yang
diusulkan musnah, daftar pertelaan arsip SKPD/UKPD yang diusulkan untuk
dipindahkan ke BPAD Provinsi DKI Jakarta, daftar pertelaan arsip SKPD/UKPD
yang dimusnahkan, map, kartu deskripsi, daftar pertelaan arsip, rotary/karosel, boks
arsip, label, rak statis (rak tidak bergerak), rak bergerak (roll o’pack). Satuan Polisi
Pamong Praja dalam hal ini belum memiliki sarana dan prasarana tersebut dan belum
melakukan pendataan dan pembuatan daftar arsip inaktif.
3.3.4. Sarana dan Prasarana Arsip Statis
Meliputi kertas samson/kraft/kising, kartu deskripsi, inventaris arsip, boks arsip,
label, rak statis (tidak bergerak), rak arsip bergerak (roll o’pack). Satuan Polisi
Pamong Praja dalam hal ini sudah melakukan pengadaan box arsip, namun untuk
sarana yang lain belum diadakan.
3.3.5. Sarana dan Prasarana Arsip Vital
Meliputi lemari besi tahan api, kardex.
3.3.6. Sarana dan Prasarana Arsip Media Baru
Meliputi catride/kaset, can, lemari/rak video/kaset, lemari foto, microfilm, Sistem
Informasi Manajemen Kearsipan (SIMARS).
3.3.7. Sarana dan Prasarana Penyelamatan Arsip
Meliputi penyelematan arsip berbasis kertas, penyelamatan arsip berbasis media baru.
3.3.8. Sarana dan Pembudayaan Arsip atau Dokumen
Meliputi desiminasi atau penyebarluasan kearsipan yang dilakukan dengan cara
penyelenggarakan pameran, apresiasi seminar serta penerbitan naskah sumber.
3.3.9. Sarana dan prasarana gedung
Gedung penyimpanan arsip meliputi standar minimal gedung penyimpanan arsip
inaktif dengan memperhatikan lokasi, konstruksi dan bahan baku, tata ruang; gedung
penyimpanan arsip statis dengan memperhatikan adanya ruang adminstrasi, ruang
layanan dan ruang penyimpanan arsip (strong rooms).
Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu
yang dapat membahayakan atau menggangu keamanan fisik dan informasi arsip.
Selain itu lokasi gedung penyimpanan arsip perlu memperhatikan tidak di daerah
yang memiliki kandungan polusi udara tinggi, tidak di daerah atau lokasi rawan
kebakaran, tidak di daerah yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk
atau pabrik, serta lokasi mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun
transportasi pegawai dan mudah diakses.
Satuan Polisi Pamong Praja Propinsi DKI Jakarta saat ini mempunyai gedung
penyimpanan yang cocok untuk penyimpanan arsip inaktif yang umurnya sudah lama
namun dibawah 10 tahun dapat disimpan di Gudang Cakung, Jakarta Utara. Namun
untuk penyimpanan arsip dinamis dan penyimpanan arsip inaktif yang belum terlalu
lama ada di bidang masing-masing di Unit Pengolah.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 4. Sarana dan Prasarana Gedung
3.4 Sumber Daya Manusia Kearsipan (SDM)
3.4.1 Arsiparis
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi DKI Jakarta Nomor 1 Tahun 2007
tentang Pengelolaan Kearsipan menempatkan Arsiparis sebagai tenaga inti
sedangkan PNS Non Arsiparis sebagai tenaga pendukung dalam mengupayakan agar
pengelolaan arsip dapat dilaksanakan secara profesional. Jumlah SDM kearsipan di
Satuan Polisi Pamong Praja yang bertugas untuk mengelola arsip pada saat ini tidak
ada.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta Nomor 134 Tahun 2004
tentang Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis di lingkungan Pemerintah Provinsi
DKI Jakarta menjelaskan bahwa jumlah arsiparis yang ideal adalah sebanyak 721
orang dan jumlah ideal yang ada di Satuan Polisi Pamong Praja sebanyak 11 orang
arsiparis untuk mengisi formasi jenjang jabatan pelaksana sampai madya. Walaupun
sudah terdapat sumber daya manusia arsiparis di
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta namun keberadaannya masih
dipandang sebelah mata dan masih belum diberikan dukungan untuk menjalankan
tugas pokok dan fungsinya
secara maksimal. Hal ini mengakibatkan sulitnya ruang gerak arsiparis dalam
melakukan pengelolaan arsip.
3.4.2. Non Arsiparis
Selain Arsiparis, SDM Non Arsiparis juga melaksanakan tugas dalam cakupan
pengelolaan arsip. Sumber Daya Manusia non arsiparis yang melaksanakan tugas
dalam cakupan pengelolaan arsip, seperti Pencipta Arsip, Sekretaris Pengolah Bidang
/ Bagian, Sekretaris Pimpinan, caraka, dll.
Untuk Unit Pengolah di Satuan Polisi Pamong Praja Propinsi DKI Jakarta,
masing-masing Bidang sudah memiliki sumber daya manusia untuk mengelola arsip
diluar arsiparis, namun masih belum melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
yang berlaku, dikarenakan masih kurangnya pemahaman akan pengelolaan arsip serta
minimnya kesadaran untuk memberkaskan arsip yang diciptakan dan diterima oleh
unit pengolah itu sendiri, walaupun sudah diberikan beberapa kali bimbingan teknis
mengenai pengelolaan arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli BAB IV
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DI SEKRETARIAT SATPOL PP
PROVINSI DKI JAKARTA BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
4.1. Pengelolaan Arsip Dinamis
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta dalam mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang baik telah menggunakan aplikasi e-office dari sejak tahun 2020 sebagai
salah satu alat untuk mengelola tata naskah dinas atau proses surat-menyurat. Aplikasi ini
dikembangkan oleh Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Provinsi DKI Jakarta
bersama Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta dengan merujuk pada
Permenpan RB No. 6 Tahun 2011 tantang “Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik
di Lingkungan Instansi Pemerintah“ dengan tujuan agar dapat meningkatkan kinerja
birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju terwujudnya pemerintahan yang baik (good
governance). Selain itu, juga mendukung peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam
penyelenggaraan pemerintahan; terwujudnya percepatan reformasi birokrasi, terciptanya
koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar pemerintah; kemudian juga kemudahan dalam
pengelolaan dokumen naskah dinas dan juga penggunaanya.
Dalam kurun waktu 2 tahun terakhir ini Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI telah
menggunakan e-office dalam pengelolaan tata naskah dinas yang didasari oleh Peraturan
Gubernur DKI Jakarta Nomor 92 Tahun 2019 tentang Petunjuk Pelaksanaan Naskah Dinas
Elektronik. Ada manfaat besar tentunya yang sudah didapat selama kurun waktu tersebut,
yang sebelumnya tata naskah dinas dikelola secara manual, setelah adanya e-office tata
naskah dinas dikelola secara elektronik. Yang sebelumnya untuk mengirim surat atau
disposisi perlu datang langsung ke tujuan surat, setelah adanya e-office bisa dikirim hanya
dari komputer atau gawai saja. Adapun tahapan pengurusan Naskah Dinas Elektronik Surat
Masuk dan Surat Keluar pada Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta adalah
sebagai berikut :
I. Surat Masuk
1.Sekretariat sebagai Unit Kearsipan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta
menerima surat masuk
2.Sekretariat mengagendakan surat masuk
3.Sekretariat melakukan scan surat masuk (alih media arsip)
4.Sekretariat memasukkan file scan surat masuk kedalam aplikasi e-office,jakarta.go.id
sesuai tujuan surat
5.Masing-masing pejabat membuka aplikasi dan membaca surat masuk
6.Masing-masing pejabat menindaklanjuti surat yang masuk:
Masing-masing pejabat membuat disposisi kepada jabatan di bawah nya yang sesuai
dengan isi surat.
Pejabat terendah melakukan eksekusi terhadap isi surat masuk
7. Pejabat terendah memberikan umpan balik kepada pejabat di atasnya.
8. Selesai.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli II. Surat Keluar
1.Pejabat Berwenang selaku Unit Pengolah membuat konsep surat keluar dan melakukan
entry surat ke dalam aplikasi e-office.jakarta.go.id
2.Pejabat Penanggungjawab menandatangani Surat Keluar pada aplikasi e-office secara
elektronik
3.Sekretariat selaku Unit Kearsipan menerima surat keluar yang sudah ditandatangani
Pejabat Berwenang
4.Sekretariat mengagendakan surat keluar
5.Sekretariat melakukan scan surat keluar
6.Sekretariat memasukkan file scan surat keluar sesuai tujuan surat
7. Selesai
Gambar 5. Tampilan Aplikasi E-office
Gambar 6. Menu Tambah Surat Masuk
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 7. Menu Tambah Perbal 1
Gambar 8. Menu Tambah Perbal 2
Gambar 9. Menu Laporan Rekap Surat Masuk Bulan Januari Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 10 . Menu Laporan Rekap Surat Keluar
Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis, diperlukan adanya petunjuk dalam pengelolaan arsip
dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan hingga tahap penyusutannya. Rick,
Swafford dan Gow secara khusus mengemukakan bahwa manual adalah suatu guide atau
petunjuk agar dapat berfungsinya suatu sistem kearsipan yang didalamnya berisi informasi
tentang siapa, apa, kapan, dan dimana serta bagaimana sistem kearsipan dapat disajikan.
Pasal 6 Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa
Penyelenggaraan Kearsipan meliputi :
1.Penetapan Kebijakan
2. Pembinaan Kearsipan
3. Pengelolaan Arsip
Penggunaan Aplikasi e-office.jakarta.go.id merupakan salah satu strategi nasional
pengembangan e-government, dimana pada bidang kearsipan dituntut untuk melakukan
pembangunan aplikasi/database infrastuktur Sistem Informasi Kearsipan, namun seiring
berkembangnya waktu dampak yang ditimbulkan apabila seluruh
Lembaga/Kementerian/Daerah membangun aplikasi pemerintahan sendiri-sendiri adalah
terjadinya pemborosan anggaran akibat terbangunya sistem aplikasi yang tidak saling
terintegrasi sementara tuntuan masyarakat terhadap pelayanan yang diberikan pemerintah
adalah pelayanan yang cepat, transparan dan efektif. Dampak berantai yang dihasilkan
apabila Pemerintah Daerah membangun sistem informasi kearsipan secara sendiri-sendiri
adalah terjadinya pemborosan anggaran belanja daerah, dimana anggaran belanja TIK
(Teknologi, Informasi dan Komunikasi) selalu bertambah setiap tahunnya tanpa dibarengi
dengan ketersedian utilitas TIK, dampak kedua dari pembangunan database infrastruktur ini
adalah ternjadinya Disintegrasi Sistem Informasi Pemerintahan, Resiko Keamanan
Informasi dan validitas data pemerintah menjadi kurang diyakini sepenuhnya.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan dan pelayanan publik yang bersih,
efektif, efisien, akuntabel dan terpercaya serta meningkatkan efisiensi dan keterpaduan
penyelenggaraan pemerintahan berbasis elektronik, dibangunlah kebijakan pemerintah
terkait Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) adalah penyelenggaraan
pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan
layanan kepada pengguna SPBE. Pembangunan SPBE diharapkan dapat meningkatnya
efisiensi anggaran untuk pembangunan emerintahan berbasis elektronik, mendukung
terwujudnya Satu Data Indonesia melalui bagi pakai data antar Instansi Pemerintah dan
Pemerintah Daerah, mendorong penggunaan aplikasi umum berbagi pakai di Instansi
Pemerintah dan Pemerintah Daerah, meningkatnya utilisasi infrastruktur TIK yang
terintegrasi dan berbagi pakai bagi Instansi Pemerintah dan Pemerintah Daerah, dan
terwujudnya keamanan informasi pemerintah.
Permasalahan yang dihadapi
Pada pengelolaan arsip dinamis di Satuan Polisi Pamong Praja, terdapat beberapa hal
yang menjadi masalah/hambatan yang ditemui, antara lain :
1. Sistem yang ada dalam aplikasi e-office masih memperlihatkan pengelolaan arsip
masih berdasarkan Surat Masuk dan Surat Keluar, belum merujuk pada pengelolaan
arsip dengan menggunakan instrumen Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip.
2.Dalam hal pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Satuan Polisi Pamong Praja
Provinsi DKI Jakarta yang dilakukan melalui aplikasi e-office, yaitu kegiatan
pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan
akses arsip serta dalam rangka pemeliharaan Arsip Dinamis, namun fitur yang tersedia
dalam aplikasi tidak dapat menampilkan laporan daftar berkas yang di alih mediakan
(Daftar Arsip Alih Media) beserta Berita Acaranya. Tidak hanya itu, fitur “scan” yang
disediakan dalam aplikasi tidak dapat di gunakan, sehingga file surat masuk dan surat
keluar yang di alih mediakan tidak memiliki tanda yang dilekatkan, dimana pimpinan di
lingkungan pencipta arsip wajib memberikan autentikasi dengan memberikan tanda
tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media. Tanda
tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Pasal 20 Peraturan Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan
Arsip Dinamis dapat dilakukan dengan metode antara lain:
a. digital signature (security);
b. public key/private key (akses);
c. watermark (copyright);
3. Penyimpanan arsip surat masuk yang di proses melalui aplikasi e-office diilakukan di
subbag umum selaku unit kearsipan pada Sekretariat Satpol PP Provinsi DKI Jakarta,
dimana arsip surat masuk yang diterima di Sekretariat selanjutnya di proses scan/alih
media untuk dilakukan input surat masuk di dalam aplikasi, dan berkas fisik
surat/dokumennya disimpan di subbag. umum, sementara disposisi pimpinan diterima
langsung kepada pejabat penerima disposisi melalui aplikasi eoffice. Hal ini berdampak arsip/dokumen yang diterima pada unit pengolah tidak dapat di
berkaskan dalam satu folder, karena pada aplikasi e-office belum terbangun fitur
klasifikasi surat masuk berdasarkan kegiatan dari arsip yang diterima/diciptakan.
Kurangnya pemahaman para pengelola arsip pada unit pengolah akan pentingnya arsip,
hal ini disebabkan oleh belum adanya pemahaman para pengelola arsip akan
pentingnya arsip itu sendiri serta minimnya sumber daya kearsipan yang tersedia pada
organisasi penulis, sehingga dalam pelaksanaannya arsip dianggap sebagi sesuatu hal
yang kurang memiliki nilai, sehingga konsentrasi dan fokus pada pemanfaatan arsip
belum begitu efektif, hal ini turut perdampak pada penataan arsip di Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta.
4. Belum sempurnanya sistem aplikasi surat menyurat yang ada, dalam sebuah sistem
pengelolaan kearsipan diperlukan sebuah kesempurnaan dalam memenuhi kebutuhan
informasi sebuah organisasi pemerintahan dengan kondisi yang disesuaikan dengan
kondisi organisasi. Hal ini terlihat dari belum adanya intrumen pengelolaan arsip
dinamis seperti Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip pada aplikasi surat menyurat
yang kami gunakan, sehingga pengelolaan arsip dinamis mengalami kesulitan dalam
menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas.
5. Belum berjalannya proses penyusutan arsip, penyusutan arsip mempunyai peranan yang
penting dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan hal ini didasarkan pada
efisiensi ruang penyimpaanan dan pengelolaan arsip. Dengan berjalannya proses
penyusutan arsip secara berkala maka akan memberikan manfaat bagi pengelolaan arsip
secara umum baik dalam segi ruang maupun pencarian kembali informasi. Belum
adanya instrumen Jadwal Retensi Arsip pada aplikasi pengelolaan surat menyurat yang
digunakan oleh Satpol PP Provinsi DKI Jakarta, berdampak terhadap tidak berjalannya
proses penyusutan arsip yang telah habis masa retensinya, dimana seharusnya
penyusutan ini pada dasarnya merupakan proses penghilangan arsip yang sudah tidak
terpakai atau sudah habis masa pakainya dalam sebuah manajemen pengelolaan arsip.
Dengan menghilangkan arsip yang sudah tidak terpakai maka secara otomatis akan
menambah ruang dan mempermudah pencarian kembali informasi karena informasi
yang tidak berguna atau sudah habis masa pakainya akan di hilangkan.
Solusi
Untuk mewujudkan pemerintah yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta
pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya, pemerintah provinsi DKI Jakarta harus
melakukan reformasi sistem dan pola kerja di instansi pemerintah daerah dengan cara-cara
sebagai berikut :
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .Menambahkan intrumen klasifikasi arsip pada aplikasi e-office untuk memberikan
kemudahan dalam menyajikan informasi arsip dan melakukan penataan arsip, sehingga
mampu merekam dan merekonstruksi kegiatan di Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi
DKI Jakarta secara utuh dan faktual. serta menambhakna instrumen Jadwal Retensi
Arsip merupakan alat untuk memvonis kapan suatu arsip harus dipindahkan,
dimusnahkan, atau diserahkan. Apabila pada e-office belum atau tidak memiliki alat
tersebut maka akan kesulitan dalam melaksanakan program penyusutan. Apabila
Pemerintah Daerah tidak melaksanakan program penyusutan maka akan terjadi
pemborosan dan akan mengancam keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti
pemerintahan dan pembangunan , maka sebaiknya intrumen JRA ditambahkan kedalam
aplikasi e-office.
2.Perlu adanya pengembangan aplikasi surat menyurat e-office secara komprehensive
dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis secara terintegrasi oleh Pemerintah DKI
Jakarta, seperti pembuatan kebijakan tentang pedoman alih media arsip agar informasi
yang tersimpan dalam dokumen/arsip dapat terjaga dan terjamin autentitasnya.
3.Dalam hal penggunaan dan pemeliharaan arsip yang tercipta/diterima melalui aplikasi e-
office , dapat lebih di optimalkan dengan menambahkan menu pemberkasan arsip secara
terintegrasi pada sistem aplikasi e-office.
4.Perlu dilakukan penambahan formasi Arsiparsis yang berkualitas serta pembinaan
kearsipan secara terus-menerus kepada pengelola arsip di lingkungan Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta, pembinaan terkait hal ini dapat dilakukan oleh
Arsiparis atau berkolaborasi dengan Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi DKI Jakarta
sebagai Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki kewenangan untuk melaksanaan
pembinaan kearsipan. Pembinaan kearsipan ini bertujuan agar para pengelola arsip
memahami akan pentingnya menjaga informasi yang ada pada arsip, dan mampu
menyajikan informasi yang auntentik ketika arsip dibutuhkan.
5.Hal yang perlu diperhatikan pada aplikasi e-office adalah masih belum terintegrasinya
sistem informasi kearsipan antar instansi pemerintah, sementara hal ini tidak sejalan
dengan tuntutan masyarakat kepada pemerintah agar mampu memberikan pelayanan
yang cepat, tepat dan terpercaya kepada masyarakat. Kebutuhan akan terbangunnya
sistem informasi kearsipan yang terintegrasi melatarbelakangi dibangunnya Aplikasi
Srikandi atau Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang merupakan hasil
kolaborasi antara Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi (PANRB), Kementerian Komunikasi dan Informatika, Badan Siber dan Sandi
Negara (BSSN), dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi tersebut
bersifat Government to Government (G2G), sehingga dimanfaatkan oleh instansi pusat
maupun daerah. Namun pada kenyataannya, Pemprov. DKI Jakarta masih belum
memanfaatkan aplikasi SRIKANDI ini., sehingga pengelolaan arsip dinamis mengalami
hambatan dalam hal pemberkasan arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .2. Pengelolaan Arsip Aktif
Pemberkasan merupakan suatu proses kegiatan menata, mengatur dan menyimpan arsip
secara sistematis berdasarkan pemberkasan tertentu. Tujuannya adalah untuk memudahkan
penemuan kembali arsip secara cepat, tepat dan benar serta memudahkan dalam rangka
penyusunan arsip. Pemberkasan arsip aktif menjadi sangat penting karena bagi organiasasi
arsip aktif berguna untuk:
1.Dijadikan masukan dalam proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan
2.Dijadikan referensi dalam penyelenggaran pekerjaan baik di tingkat perencanaan,
pelaksanaan maupun evaluasi dan pelaporan
3.Alat bukti hukum
4.Alat pertanggung jawaban
5.Alat keterbukaan
4.2.1. Prinsip-prinsip Penyimpanan Arsip Aktif
1.Arsip aktif harus ditata dan disimpan oleh unit pengolah secara sistematis, tertib
dan teratur, agar dapat segera ditemukan pada saat diperlukan.
2.Penyimpanan Arsip aktif harus dapat menjaga keautetikan, keutuhan, keamanan
dan keslamatan arsip yang disimpannya.
3.Penyimpanan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan sitem penyimpanan yang telah
ditetapkan.
4.Sarana penyimpanan arsip aktif diupayakan standar sesuai dengan pembakuan
yang telah ditetapkan
5.Arsip aktif tersimpan harus dipelihara untuk menjamin keamanan informasi dan
fisik arsip.
6.Arsip Aktif disimpan di unit pengolah oleh pihak yang sedang menggunakan atau
menolah arsip tersebut.
4.2.2. Pedoman Penyimpanan Arsip Aktif
1.Arsip penting disimpan berdasarkan Kode Klasifikasi, Klasifikasi arsip wajib
dimiliki oleh setiap pencipta arsip
2.Klasifikasi arsip disusun berdasarkan fungsi dan tugas pencipta arsip bukan
berdasarkan struktur organisasi .
3.Arsip tidak penting dapat disimpan berdasarkan indeks.
4.Arsip perorangan seorang pegawai disimpan pada berkas perorangan pegawai
yang bersangkutan.
5.Lampiran surat/arsip yang ukurannya lebih besar dari tempat penyimpanannya
yang tersedia dapat disimpan di tempat lain dengan memberikan tanda perlunya
pada berkas.
6.Kartu penunjuk silang, untuk melengkapi indeks yang berfungsi untuk menunjuk
tempat penyimpanan arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .2.3. Langkah-langkah Pemberkasan Arsip Aktif
Arsip aktif di Sub Bagian Umum Satpol PP Provinsi DKI Jakarta disimpan
berdasarkan surat masuk dan surat keluar, sarana yang digunakan dalam
penyimpanannya adalah menggunakan map folder. Arsip itu dipisahkan kembali
menurut bulan dan menggunakan sarana temu balik berdasarkan hasil input surat
masuk dan surat keluar yang tersimpan pada drive google spreadsheet. Berikut
langkah-langkah pemberkasan arsip aktif yang dilakukan oleh penulis:
1. Observasi
Pada awal pemberkasan penulis melakukan observasi dengan mengumpulkan data
arsip aktif pada Sub Bagian Umum untuk memperoleh informasi mengenai asal
arsip, lokasi arsip, sarana simpan, kondisi arsip, jenis arsip, media rekam,
jumlah,kurum waktu, system penataan, alat temu balik. Dari hasil observasi
ditemukan bahwa arsip aktif masih ditempatkan di map folder dan diurutkan
berdasarkan bulan. Sarana simpan arsip berupa lemari filling cabinet. Untuk sarana
temu balik sudah menggunakan drive google spreadsheet yang turut melampirkan
file scan pdf surat dalam bentuk link, sehingga mempercepat proses penemuan
kembali surat dan akses surat.
2. Sortir arsip
Setelah dilakukan observasi penulis mengumpulkan arsip aktif yaitu surat masuk
dan surat keluar kemudian memilah antara arsip dan non arsip juga memisahkan
jika ada yang asli dan duplikasi atau copy lebih dari satu. Sortir arsip tidak hanya
dilakukan dengan cara mensortir fisik arsipnya, tetapi juga melakukan sortir arsip
yang berada di drive google spreadsheet Surat Masuk dan Surat Keluar .
3.Manufer
Manufer fisis
Adalah mengelompokkan arsip berdasarkan masalah dan mengkronologiskan
informasi arsip pada kartu lembar deskripsi
Manufer fisik
Adalah mengelompokkan arsip berdasarkan masalah dan mengkronologiskan
informasi arsip berdasarkan nomor definitive lembar diskripsi arsip.
Pada saat melakukan manufer penulis menemukan masih banyak terpat
kesalahan dalam penulisan kode klasifikasi arsip, sehingga penulis melakukan
pembetulan kode klasifikasi yang benar di kanan atas arsip dengan menggunakan
pensil dan juga melakukan proses penomoran arsip
4. Pembuatan Daftar Arsip Aktif
Setelah dilakukan penomoran maka dibuat Daftar Arsip Aktif yang berguna
untuk memudahkan dalam rangka penemuan arsip.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 11 . Daftar Arsip Aktif
5. Penyimpanan Arsip Aktif
Sarana Penyimpanan Arsip aktif yang biasanya digunakan adalah sebagai berikut:
a. Map Folder
Map folder digunakan untuk menempatkan berkas (lembar-lembar/arsip) yang
masalahnya sama (kode klasifikasinya yang sama). Pada map folder
dicantumkan kode klasifikasinya.
b. Map Gantung
Map gantung digunakan untuk menempatkan map folder yang telah berisi
arsip-arsip yang masalahnya sama (kode klasifikasi anak sama) Pada Map
Gantung dicantumkan kode klasifikasi anak. Map Gantung dapat digantikan
dengan map lain sepanjang didalamnya dapat dimasukkan map-map folder
c. Filing Cabinet
Filing cabinet digunakan untuk menempatkan map-map gantung yang telah
berisi map-map folder yang pokok masalah arsipnya sama (kode klasifikasi
induk sama) pada filing cabinet dicantumkan kode klasifikasi induk
d. Tab
Untuk mencantumkan kode klasifikasi dan pokok masalah atau masalah atau
sub masalah peminjaman atau
e. Lembar Peminjaman dapat dijadikan bukti
pengganti arsip yang dipinjam
Dalam melakukan kegiatan penyimpanan arsip aktif, penulis telah
menggunanakan sarana tersebut diatas sehingga saat ini arsip aktif menjadi tertata
rapid an muda dalam melakukan pencarian.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .3. Pengelolaan Arsip Inaktif
Pengelolaan arsip inaktif adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan
temu balik arsip. Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan
asli. Asas asal-usul (provenance) adalah ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip yang
harus memperhatikan lembaga pencipta arsip sebagai provenance. Penerapan prinsip
provenance berarti tidak mencampuradukkan antara arsip yang berasal dari unit/lembaga
pencipta yang satu dengan lainnya. Sedangkan asas aturan asli (original order) adalah
ketentuan dasar pengaturan dan penataan arsip yang harus sesuai dengan sistem penataan
ketika arsip masih aktif atau ketika arsip masih dalam proses pelaksanaan administrasi.
Tujuan dari penataan arsip inaktif adalah untuk menghasilkan Daftar pencarian Arsip
(DPA) yang dapat digunakan sebagai sarana temu balik, penentuan nilai guna dan retensi
serta penyusutan arsip.
4.3.1.Tahapan kegiatan penataan arsip inaktif terdiri dari :
a. Penyeleksian Arsip Inaktif
1.Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada
kolom retensi aktif.
2.Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip tersebut
telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip yang telah
menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali dalam
setahun).
b. Penataan Arsip Inaktif
Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul (provenance) dan
asas aturan asli (original order).
Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks, dengan rincian
kegiatan:
1.menata folder/berkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang
diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;
2.menyimpan dan memasukkan folder/berkas Arsip Inaktif kedalam boks arsip;
3.memberi label boks arsip, dengan keterangan: nomor boks, nama Unit
Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip
Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung
jawab Kepala Unit Pengolah /Unit Kerja.
c. Pembuatan Daftar Arsip Inaktif
Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan
ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang
memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku
penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan.
Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat :
1.Pencipta Arsip 5. Uraian Informasi Arsip
2.Unit Pengolah 6. Kurun Waktu
3.Nomor Arsip 7. Jumlah, dan
4.Kode Klasifikasi 8. Keterangan.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 12. Daftar Arsip Inaktif
Gambar 13 Ruang Record Center Satpol PP Provinsi DKI Jakarta
4.4. Pengelolaan Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan dan masuk kategori permanen dalam Jadwal Retensi Arsip yang telah
diverifikasi baik langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta sebagai pencipta arsip wajib mengusulkan
arsip yang telah memiliki nilai guna permanen dengan berpedoman pada Keputusan
Gubernur DKI Jakarta Nomor 1599 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip, untuk
selanjutnya menyerahkan arsip statisnya ke Lembaga Kearsipan Daerah sebagai upaya
penyelamatan arsip yang bernilai sejarah.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .4.1. Maksud dan Tujuan Pengelolaan Arsip Statis
Maksud dan tujuan kegiatan penilaian arsip yang akan diserahkan ke Lembaga
Kearsipan antara lain:
1.Menyelamatkan arsip yang bernilai guna sekunder/ sejarah
2.Arsip yang mempunyai nilai guna permanendan telah habis masa simpannyadan
dinyatakan tidak diperlukan lagi dalam kegiatanoperasional Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta.
3.Arsip statis dapat digunakan dan dimanfaatkan masyarakat sebagai bahan
Informasi Publik.
4.Terkelolanya arsip dengan baik dan benar.
4.4.2. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Statis
Arsip yang akan dilakukan penilaian dan untuk dimasukkan dalam arsip usul
serah adalah Arsip Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta tahun yang berketerangan permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di
lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta yakni berdasarkan Surat Keputusan
Gubernur DKI Jakarta Nomor 1599 Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip di
lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta
4.4.3. Hasil Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Statis
1. Analisis Penilaian
Penilaian arsip statis Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakartatahun yang berketerangan permanen berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
melalui beberapa tahapan sebagai berikut:
a. Pembentukan Panitia Penilai Penyerahan Arsip.
b. Penyeleksian arsip yang berketerangan permanen.
c. Penilaian arsip oleh Panitia Tim Penilai Penyerahan Arsip.
d. Pembuatan Daftar Arsip Usul Serah
e. Pemberitahuan penyerahan arsip.
2. Hasil verifikasi dan pertimbangan penyerahan
Hasil verifikasi daftar arsip inaktif usul serah berdasarkan jadwal retensi arsip
dengan dengan berpedoman pada Keputusan Gubernur DKI Jakarta Nomor 1599
Tahun 2021 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Pemerintah DKI
Jakarta telah sesuai dengan batas waktunya dan sesuai dengan keterangan arsip
permanen yaitu Surat Instruksi Kepala SKPD Satuan Polisi Pamong Praja
Provinsi DKI Jakarta sejumlah 118 berkas (terlampir).
3. Rekomendasi
Kegiatan penyeleksian arsip statis yang telah dilaksanakan oleh Arsiparis Unit
Kearsipan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta dan menghasilkan
118 berkas Surat Instruksi Kepala SKPD yang dapat di usulkan serah ke
Lembaga Kearsipan Daerah serta Perlu adanya surat pernyataan bahwa arsip usul
serah tersebut merupakan arsip yang autentik
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 14. Daftar Arsip Statis Usul Serah
4.5. Program Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya sangat mendasar untuk kelangsungan hidup
dalam menjalankan suatu urusan organisasi, atau disebut arsip dinamis kelas satu, dalam
bentuk media apa pun yang keberadaannya ada di Central File maupun di Records Center
(Betty R Ricks)
4.5.1.Ciri-ciri Arsip Vital :
1.Harus Ada Demi Kelangsungan Hidup Organisasi
2.Fisik dan Informasinya Memerlukan Perlindungan dan Pengamanan
3.Fisik Arsip Tidak Dapat Tergantikan
4.Merupakan Aset Organisasi
5.Memiliki Fungsi Dinamis
6.Diklasifikasikan sebagai Arsip Tingkat/Kelas Satu
4.5.2. Fungsi Arsip Fital :
a. Memori Organisasi
menyimpan memori aktivitas yang dilakukan organisasi yang berupa
kebijaksanaan dan strategi bagi organisasi
b. Bukti Hukum dan Menunjang Litigasi
arsip yang diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum dan
arsip tersebut memunjang litigasi.
c. Alat Untuk Melindungi Kepentingan Hak Pribadidan Hal Lainnya
informasi yang terkandung dalam arsip tersebut mampu melindungi hak-hak
pribadi dan hak-hak yang lain
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Rancangan untuk mengantisipasi arsip dinamis kelas satu atau arsip vital agar
senantiasa aman dari berbagai musibah dan bencana, dan program disaster recovery
merupakan tindakan-tindakan menyelamatkan dan memulihkan arsip vital yang
rusak karena bencana atau musibah serta melakukan rekonstruksi arsip vital pada
pasca bencana sehingga organisasi dapat melaksanakan aktivitasnya kembali.
Program arsip vital adalah sebagai suatu metode yang sistematis dalam melakukan
seleksi, perlindungan dan penyediaan arsip di saat emergency (Betty R.Ricks)
Sebagai suatu metode, menurut Ira Penn, program arsip vital memiliki tujuan
yaitu untuk:
1. Menetapkan/menentukan jenis-jenis arsip vital
2. Menetapkan siapa yang harus bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip vital
3. Mengidentifikasi risiko yang potensial apabila tidak tersedia arsip vital
4. Menganalisis dan mengklasifikasikan arsip yang dikategori vital
5. Mendesain metode perlindungan arsip vital yang paling tepat
6. Menyeleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat
7. Mengembangkan prosedut operasional terhadap pengelolaan arsip vital
8. Mengaudit dan melakukan uji coba prosedur program arsip vital
4.5.3. Kegiatan dalam Program Arsip Vital
1. Identifikasi
a. Analisis organisasi
b. Pendataan
c. Pengolahan hasil pendataan
d. Penentuan arsip vital
e. Penyusunan daftar arsip vital
2. Pelindungan dan Pengamanan
a. Faktor-faktor pemusnah/perusak arsip vital
b. Metode perlindungan arsipvital
c. Pengamanan fisik arsip
d. Pengamanan informasi arsip
e. Penyimpanan
3. Penyelamatan dan Pemulihan
4.5.4. Faktor -faktor Penyebab Kerusakan Arsip Vital
1.Faktor Fisika
a. Cahaya ulta violet dari sinar matahari secara langsung maupun cahaya lampu
dengan daya tinggi yang dapat merusak arsip menjadi menguning dan rapuh
b. Debu, apabila debu menempel pada kertas tentunya akan menimbulkan reaksi
kimia yaitu meningkatnya kadar keasaman kertas, dan selain merusak kertas
debu juga mampu memudarkan
c. Suhu dan Kelembaban yang tidak FAKTOR FISIKA sesuai akan memperlemah
daya tahan arsip untuk disimpan dalam jangka waktu panjang. Perubahan yang
ekstrim dan tidak sesuai dapat membuat kertas menjadi lembab atau rapuh
bahkan menyebabkan faktor biota berupa jamur
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli . Faktor Biota
a. Ikan Perak (silver fish) melakukan aktifitasnya pada malam hari, berbentuk
ramping, tidak bersayap, abu abu, makan dari serat atau perekat buku, hidup di
lingkungan gelap, di celah-celah buku, rak dan almar
b. Serangga Seranggga: kecoa, kutu buku, rayap , kumbang, ngengat yang
memakan kertas atau arsip
c. Jamur (fungi) Kertas atau buku yang berdebu adalah tempat yang ideal bagi
berkembangnya mikro organisme ini, apalagi tingkat kelembaban udara 80%
ke atas atau temperatur di atas 21o C
d. Binatang Pengerat tikus dan cicurut, selain gigitan kencing hewan ini juga
cukup berbahaya bagi arsip dan manusia . Hewan ini hidup di tempat yang
cenderung gelap dan lembab atau daerah yang sering terkena banjir
3. Faktor Kimia
a. Kertas Kandungan asam pada kertas akan mempercepat kerusakan kertas ,
karena asam akan mempercepat reaksi hidrolis (reaksi kimia karena adanya
H2O/kandungan air yang mengakibatkan putusnya atau mengurangi kekuatan
rantai polimer serat kertas) yang mengakibatkan susunan kertas yang terdiri
dari senyawa -senyawa kimia terurai
b. Tinta Tinta merupakan sumber terbentuknya asam pada kertas yang berujung
pada kerusakan kertas. Tinta lama kelamaan dapat memudar.
Gambar 15. Surat Tugas Kepala Satpol PP Provinsi DKI Jakarta Nomor 768/-1.74 tentang Tim
Identifikasi Arsip VItal Provinsi DKI Jakarta
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 16. Form Pendataan Arsip Vital
Gambar 17. Form Daftar Arsip Vital Tahun Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .6. Inovasi
Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin maju ini sangat berpengaruh terhadap
kemajuan instansi di Pemerintah Daerah. Semua kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan
khususnya oleh Arsiparis pasti memerlukan data dan informasi. Salah satu informasi yang
sangat penting bagi suatu instansi adalah informasi kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
Pejabat Struktural/Sub Koordinator/Staf yang ditunjuk/ditugaskan oleh pimpinan.
Arsiparis merupakan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang salah satu tugasnya adalah
sebagai pengelola informasi arsip, baik informasi dari internal Satpol PP maupun dari
instansi luar, sehingga dapat mempermudah bagi pimpinan untuk mengetahui informasi
arsip melalui penerapan teknologi informasi. Pejabat Struktural/Sub Koordinator/Staf yang
ditunjuk/ditugaskan oleh pimpinan dengan mudah dapat mengakses informasi melalui alat
komunikasi (Handphone, Laptop dan PC) dimana saja dan kapan saja. Sehingga perlu
inovasi dalam penggunaan teknologi pada pengelolaan informasi arsip, sehingga merupakan
pusat pengingat bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa dibantu teknologi tidak
mungkin seorang Arsiparis dapat mengingat semua informasi secara lengkap. Efektivitas
pengelolaan informasi kearsipan melalui teknologi informasi dapat dipengaruhi oleh sarana
atau fasilitas serta Sumber Daya Manusia (SDM).
Dengan berkembangnya teknologi informasi, pengelolaan kearsipan diharapkan dapat
disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi. Pemerintah Daerah saat ini
memiliki perhatian penuh terhadap bidang kearsipan. Hal ini mengingat pentingnya
keberadaan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan
sekaligus sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa.
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
baik telah mengembangkan aplikasi e-office dari tahun 2018 sebagai salah satu alat untuk
mengelola tata naskah dinas atau proses surat- menyurat. Aplikasi ini dikembangkan dengan
tujuan agar dapat meningkatkan kinerja birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju
terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance). Selain itu, juga mendukung
peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan pemerintahan, terwujudnya
percepatan reformasi birokrasi, terciptanya koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi antar
pemerintah, kemudahan dalam pengelolaan dokumen naskah dinas dan juga penggunaanya.
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta dalam tugas pokok dan fungsinya
sebagai Aparat Penegak Peraturan Daerah dan Peraturan Kepala Daerah merupakan
Aparatur yang dituntut untuk beradaptasi dengan perkembangan tekhnologi karena
menyangkut peningkatan pelayanan terhadap masyarakat DKI Jakarta. Pada saat-saat
tertentu diperlukan pengambilan keputusan yang cepat, kapanpun dan dimanapun, sehingga
informasi yang disampaikan harus jelas dan lengkap. Diperlukan inovasi terkait
penyelarasan Aplikasi E-office yang diintegrasikan dengan data dan informasi yang
terkoneksi dengan internet dan dapat diakses dengan mudah kapanpun dan dimanapun
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli .6.1. Pembahasan Inovasi
Adapun ruang lingkup pembahasan terkait inovasi pengelolaan arsip ini sebatas pada
pembuatan Format Surat Keluar dan Jadwal Kegiatan Harian Pimpinan pada
Subbagian Umum Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta, dengan rincian
sebagai berikut :
1.Penerapan Tata Naskah Dinas sesuai dengan Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun dengan menggunakan Format Surat Keluar yang dibuat dan dirangkum serta
dapat di download dan digunakan sebagai acuan pembuatan Surat Keluar.
Pembuatan Format Surat Keluar berawal ketika tidak ada keseragaman dalam
pembuataan surat keluar, hal ini dapat dilihat dari ukuran lambang Jaya Raya yang
berbeda, Kop Surat yang berbeda, format dan penulisan naskah dinas yang
berbeda. Hal ini menjadi permasalahan tersendiri ketika mendapat kritik dari
pimpinan.
Dalam rangka mempermudah penggunaan Format Surat Keluar bagi pencipta
arsip pada Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta berdasarkan
Peraturan Gubernur Nomor 99 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas,
diperlukan inovasi dalam penerapannya. Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI
Jakarta sebagai instansi pelayan masyarakat, dituntut cepat dan tanggap dalam
merespon keluhan serta pengaduan masyarakt melalui surat, hal ini memerlukan
pemikiran cepat dan terukur dalam membuat surat keluar sebagai bentuk
pelayanan terhadap masyarakat.
Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta membuat format surat keluar
sesuai dengan jenis surat, dengan narasi yang dihimpun dari Pencipta Surat yang
berada di Bidang dan Kota Administrasi, hal ini bertujuan untuk mempermudah
bagi pencipta naskah dinas dalam membuat surat serta agar tercipta keseragaman
dalam pembuatan surat keluar. Hal ini mendapat tanggapan dan dukungan yang
baik dari pimpinan dengan dikeluarkannya Keputusan Kepala Satuan Polisi
Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta Nomor 140 Tahun 2021 tentang Inovasi Tata
Naskah Dinas Pada Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi DKI Jakarta.
Format Surat Keluar dituangkan ke dalam bentuk bit.ly yang dapat diakses dan
di download sebagai acuan pembuatan surat keluar. Berikut proses penggunaan
Format Surat Keluar :
Mengklik link bit.ly pada tautan berikut
/drive/folders/1u_uN9HDwto5E1xL080nU7mRnL06R
ZOGs
Setelah mengklik link bitly diatas, maka selanjutnya kita dapat memilih Jenis
surat, klik kanan lalu download.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Gambar 18. Format Pemilihan Jenis Surat
Memilih Jenis surat, klik kanan lalu download
Gambar 19. Tamplate Jenis Surat Undangan
Selesai
2.Pembuatan Jadwal Kegiatan Kegiatan, dihubungkan dengan link surat masuk yang
telah mendapat disposisi pimpinan melalui e-office, dapat dibuka melalui
Handphone kapan saja dan dimana saja.
Pembuatan Jadwal Kegiatan Harian berawal ketika pimpinan yang
memberikan disposisi kesulitan mengetahui dengan mudah jadwal kegiatan setiap
hari akan dihadiri oleh siapa saja sesuai disposisi, kegiatan apa saja, apakah dari
internal atau eksternal. Walaupun sudah ada dalam e-office untuk disposisi surat
masuk, namun pengelompokkan jadwal kegiatan harian sangat diperlukan untuk
mempermudah mendapatkan informasi dengan cepat sesuai kegiatan dan penerima
disposisi. Infomasi ini dapat diakses melalui handphone kapanpun dan dimanapun.
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli Jadwal kegiatan harian berisi informasi, asal surat, Nomor surat, perihal acara,
waktu acara, pejabat yang hadir dan pendamping sesuai disposisi, pakaian yang
digunakan serta link surat yang dapat dibuka. Proses pembuatan Jadwal Kegiatan
Harian sebagai berikut :
a. Pembuatan Format Jadwal Kegiatan Harian pada Google Drive
Pembuatan Format Jadwal Kegiatan Harian pada Google Drive
dimaksudkan agar akses pembuatan Jadwal Kegiatan Harian dapat dibuat
dimana saja dengan menggunakan PC atau Laptop.
Gambar 20. Format Jadwal Kegiatan Harian
b. Pengisian data Jadwal Kegiatan Harian berdasarkan rekapitulasi data
undangan masuk dan keluar yang dibuat melalui Google Drive.
Gambar 21. Tamplate Jadwal Kegiatan Harian
Laporan PKL Diklat Fungsional Arsiparis Tk Ahli