Mengenal Job Desk Seorang Staff Procurement

Februari 12, 2023Januari 19, 2023 falma.u99 mengenal, procurement, seorang, staff

Mungkin sebelumnya kamu sudah mengetahui apa itu istilah Procurement dan e-Procurement, kini kami akan membahas lebih spesifik lagi tentang uraian pekerjaan (jobdesk) seorang pekerja di bagian Procurement. Bagi anda yang tertarik dengan profesi ini atau mungkin tertarik berbisnis dan ingin lebih memahami tentang jobdesk Procurement, simak penjelasan berikut ini!

Jobdesk Procurement
Masih ada sebagian orang yang menganggap pekerjaan di bidang Procurement hanya sebatas pekerjaan administratif saja dan tidak memegang peranan penting dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Padahal, suatu manajemen Procurement yang efisien dan efektif dapat menjadi senjata rahasia untuk memenangkan persaingan di dalam dunia usaha yang umumnya ketat.

Karena manajemen Procurement yang efisien dan efektif terbukti mampu menaikkan tingkat pelayanan dan kinerja perusahaan sehingga otomatis nilai laba meningkat pula.

Lalu apa saja jobdesk Procurement? Beberapa jobdesk Procurement antara lain :

* Merancang dan mengelola hubungan yang tepat dengan penyuplai barang dan jasa (supplier)

Dalam hal ini dengan cara mencari dan mengumpulkan data informasi serta menghubungi para calon supplier yang sesuai dan memenuhi syarat.

* Menentukan supplier yang memenuhi syarat (kompeten)

Umumnya seleksi calon supplier yang sesuai dan memenuhi syarat dilakukan dengan cara melakukan pengujian atau review produk (barang / jasa) sampel untuk mengetahui kualitasnya. Khusus supplier dengan potensi kerja sama jangka panjang, biasanya diundang untuk melakukan presentasi produk mereka atau melakukan kunjungan lapangan.

* Menentukan dan mengimplementasikan teknologi pengadaan barang yang tepat.

Dalam hal ini berkaitan dengan sistem administrasi. Cara melaksanakan proses Procurement adalah dengan dilakukan manual lewat tatap muka, telepon, fax dan dokumen kertas atau dengan e-Procurement yang berbasis teknologi internet.

* Melaksanakan pemeliharaan data inventaris dan data supplier

Dalam hal ini dengan cara memastikan data barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan serta data supplier (mulai dari nama, alamat, produk yang dipasok, harga per item, background kinerja supplier, sistem pengiriman, sampai kualifikasi baik itu kualifikasi supplier maupun kualifikasi ISO (International Organization for Standardization)) detail dan lengkap.

* Melaksanakan proses pembelian

Sebelum melakukan pemesanan umumnya dilakukan negoisasi dengan supplier tentang segala hal yang berkaitan dengan harga, ketersediaan produk dan jadwal pengiriman produk. Setelah tercapai kesepakatan bersama dilanjutkan dengan pembuatan kontrak jual beli dan penandatanganan kontrak sebagai dokumen hukum yang mengikat antar pihak. Selanjutnya dilakukan pemenuhan pesanan dan pembayaran sesuai kontrak (seringkali pelatihan atau pemasangan produk telah termasuk di dalamnya).

* Melaksanakan evaluasi atas kinerja supplier

Dalam hal ini dengan cara melakukan peninjauan kinerja supplier sebelum memutuskan perpanjangan kontrak atau mencari supplier baru. Evaluasi juga ditujukan sebagai masukan kepada supplier andai dibutuhkan perbaikan kinerja.

5 Fungsi dari Adanya Divisi Procurement

Bicara tentang jobdesk, Procurement bukan hanya terbatas soal memaksimalkan laba dengan menghemat biaya pengadaan barang dan jasa saja. Namun, soal manajemen Procurement yang cerdas dan profesional agar dapat berhasil efisien dan efektif.

Untuk memiliki manajemen Procurement yang cerdas dan profesional, ada 5 fungsi penting yang perlu dimiliki divisi Procurement dalam suatu perusahaan yaitu :

Diperlukan kelengkapan dan keakuratan data dalam pemetaan pengeluaran agar identifikasi peluang maupun risiko dapat dilakukan secara lebih optimal sehingga pengambilan keputusan Procurement pun lebih tepat. Data-data tersebut meliputi data produk, pembelian, konsumen, supplier, dsb.

Fungsi Inisiator Penghematan
Inisiatif penghematan biaya tidak hanya dilakukan melalui pemangkasan biaya pengadaan barang dan jasa saja tetapi juga melalui perbaikan proses Procurement secara menyeluruh. Hal ini juga harus diterapan di seluruh divisi perusahaan.

Fungsi Identifikasi Peluang Penghematan yang Optimal
Perlu adanya analisis proses Procurement secara menyeluruh untuk menilai apakah efisiensi dan efektivitas sudah tercapai. Cara ini dapat membantu identifikasi peluang penghematan secara optimal.

Fungsi Peningkatan Nilai Perusahaan
Untuk meningkatkan nilai perusahaan, divisi Procurement wajib mengelola supplier dan kontrak serta manajemen risiko dengan baik sesuai dengan norma-norma dan aturan-aturan yang berlaku. Hal-hal seperti kurangnya informasi, transparansi, akuntabilitas, adanya perlakuan diskriminatif, persaingan tidak sehat, minimnya pengawasan yang berkelanjutan dan sebagainya akan berakibat masalah hukum yang dapat memberi citra buruk pada perusahaan serta menurunnya nilai perusahaan.

Fungsi Perbaikan Sistem Procurement
Agar dapat berkinerja efisien dan efektif perlu adanya perbaikan sistem Procurement yang kontinyu agar divisi Procurement memiliki tugas dan tanggung jawab yang jelas serta profesional. Divisi Procurement wajib terdiri dari individu yang memiliki integritas yang baik sehingga mampu mengidentifikasi nilai, menyajikan data maupun informasi, serta membuat laporan perusahaan. Proses seleksi SDM (Sumber Daya Manusia) tak hanya melalui perekrutan saja tetapi bisa juga melalui upaya pengembangan diri melalui pelatihan-pelatihan kerja.

Demikian penjelasan tentang jobdesk Procurement yang dapat kami sampaikan. Semoga informasi kami bermanfaat dan layak menjadi acuan anda dalam bekerja ataupun berbisnis.