Production Control Bagian I

Dikalangan industri manufaktur sering kita mendengar kata – kata Production Control. Kalau dilihat dari penamaan, maka akan langsung terterlintas difikiran kita adalah hal – hal yang hanya berhubungan erat dengan Produksi suatu produk. Bahkan sebagian orang akan menafsirkan secara langsung adalah Hal – hal atau usaha cara teknis membuat suatu produk. Seluruh penafsiran diatas dan banyak lagi yang lainnya itu bukanlah suatu kesalahan. Apapun penafsirannya hal itu sah – sah saja. Oleh karena banyak sekali penafsiran – penafsiran tersebut diatas, maka mari kita mencoba mengenal lebih dekat dan mendalam apa sebenarnya Production Control yang dimaksudkan tersebut diatas. Kata – kata Production Control sebenarnya sudah banyak dipakai di Industri – industri manufaktur yang berskala menengah keatas khususnya di Negara Jepang. Secara kebetulan penulis sendiri mendapatkan Pelatihan Production Control secara mendalam di salah satu perusahaan besar di Jepang yaitu : Hitachi Power Systems Japan Ltd, Kokubu Works pada Tahun 1995 antara lain : Planning, Budget Making, Procurement, Warehousing dan Production Process. Jadi sebenarnya Production Control sudah diperkenalkan dan dipakai pada era 90an dan baru di era 2005 makin banyak perusahaan – perusahaan Jepang yang berinventasi di Indonesia kata – kata tersebut makin popular terdengar. Tujuan utama dari Production Control itu sendiri adalah Memastikan dan Menjaga keseimbangan antara Supply, Demand dan Cost untuk keperluan kegiatan Produksi berjalan lancar sehingga seluruh permintaan customer terpenuhi dengan baik serta mensinergikan usaha dari berbagai bagian agar mendapatkan hasil yang lebih Cepat, Tepat dan Akurat. Sehingga sasaran atau target dapat terselesaikan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Dan yang paling banyak dialami dilapangan adalah Pada saat terjadi permasalahan dilapangan maka dengan menggunakan konsep Production Control setiap permasalahan yang timbul akan lebih cepat teratasi. Mengapa hal ini dapat dilakukan ? Karena salah satu Fungsi Tugas Production Control adalah Sebagai Shaft / Poros penghubung dari seluruh bagian yang ada didalam pabrik dan termasuk keluar pabrik yaitu : Customer dan Supplier. Dengan menggunakan konsep Production Control ini juga maka Resistensi dan Conflict of Interest lintas bagian dapat dieliminir secara maksimal. Oleh karena Fungsi dan tugasnya sangat besar, maka tidaklah berlebihan jika Production Control dikatakan sebagai Leader atau Window semua bagian dalam dan luar pabrik dalam mencapai Target atau Sasaran yang telah ditentukan atau direncanakan. Melihat Fungsi dan Tugasnya sangat besar dan berat maka Production Control biasanya dipimpin oleh seorang Division Head, Manager atau General Manager yang mempunyai kualifikasi mutlak sebagai berikut : 1. Persyaratan Umum / Personel * Leadership yang kuat. Yaitu orang yang mampu dan memiliki kekuatan untuk : Memimpin Team kerja ( Team Player ), Memotivasi, Membuat keputusan, Menyelesaikan masalah, dan Bekerja dibawah tekanan. * Komunikasi yang baik. Yaitu orang yang mampu dan memiliki pengaruh untuk : Melatih, Presentasi, Negosiasi ( Untuk kalangan Internal ( Lintas Bagian ) Maupun External ( Customer dan Supplier )). * Analitis dan Sistematis yang tangguh. Yaitu orang yang mampu dan memiliki konsep untuk : Mengkaji dan Mengembangkan sistem berkesinambungan. 2.Persyaratan Teknis * Menguasai Pembuatan Perencanaan, Yaitu : Sales Plan, Production Plan ( Bill of Product ), Machine Plan ( Efficiency ), Manpower Plan ( Productivity ), Materials Plan ( Bill of Material ) dan Quality ( Customer and Supplier Inspection ). * Menguasai Warehouse Management Systems, Yaitu : Mencakup Material, Inprocess dan Product ( Sistem Pemasukan, Penyimpanan, Pengiriman, Pengangkutan ( Handling ) dan Pengambilan ), Inventory systems ( SAP, atau Accurate atau SCM atau Excell of Advance ) ), Balancing dan Tracking system jika terjadi penyimpangan atau gap ( Kekurangan atau Kelebihan ), Sub Process ( Sorter, Packaging dan Incoming ), Stock Taking Accuracy, dan Pembuatan Laporan ( Stock Ledger Report ). * Menguasai Export Import, Yaitu : Custom Clearance ( Kawasan Berikat atau Non Berikat ), Custom Audit, Penghitungan waktu dan resiko transportasi, Penghitungan Pajak ( Import duty dan lainnya ) dan Penghitungan kubikasi serta cara penentuan jenis packaging, trucking dan container. * Menguasai Procurement, Yaitu : Spesifikasi Teknis ( Drawing dan Process flow ), Penghitungan harga ( Breakdown of Cost ), Supplier Development ( Supplier Rating, Supplier Inspection dan Supplier Audit ) dan Pembuatan jadwal kedatangan. * Menguasai QC7 Tools,Yaitu : Minimal Statistic Process Control ( Pareto dll ) dan Teknik Pemecahan Masalah ( Fishbone, 5W1H, Problem Tree Analysis dll ). * Menguasai Konsep Just In Time, Kanban dan FIFO, Yaitu : Baik untuk kepentingan Produksi maupun untuk Kedatangan dari Supplier. Jika salah satu persyaratan diatas tidak terpenuhi, maka sudah barang tentu hasil yang maksimal akan mengalami perlambatan. Oleh karena itu untuk menyiasati hal tersebut dibeberapa perusahaan sering dilakukan Penguatan pada rekruitmen untuk posisi Supervisor Teknis. Tetapi berdasarkan pengalaman empiris penulis dilapangan hal ini juga masih belum mendapatkan hasil yang paling maksimal. Berikut ini adalah contoh Struktur Organisasi di Tiga Perusahaan Multinational yang pernah penulis lakukan ( Setup ), dimana Struktur ini mampu melakukan kinerja Pengiriman rata – rata : $ 2.500.000 / Bulan, dengan jumlah total karyawan pada Divisi Production Control sebanyak : 120 Orang. Effisiensi Cost Karyawan berkisar : 1.4%~1.6%. Jumlah Bill of Material : 800 Item serta Jumlah Bill of Product : 250 Item Semoga bermanfaat untuk para praktisi yang sedang membangun atau sedang mengembangkan sistem menuju : LEBIH CEPAT, LEBIH TEPAT dan LEBIH AKURAT. Dan tulisan selanjutnya akan mengupas secara lebih mendalam mengenai Teknis Pelaksanaan Production Control di Lapangan. Selamat mencoba dan mengembangkan sistem ini … semoga sukses. Bravo The Leader.