Pengertian Transaction Processing Systems TPS Decition Support System Executive Information System

Transaction Processing Systems (TPS) Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.Transaction processing systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM. PENGERTIAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM) DSS merupakan salah satu produk perangkat lunak yang dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan (Indrajit 2001, p.179). Sesuai namanya, tujuan digunakannya system ini adalah sebagai “second opinion” atau “information source” yang dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang manajer memutuskan kebijakan tertentu. Pendekatan yang paling sering dilakukan dalam proses perancangan sebuah DSS adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga selain dapat menarik minat manajer untuk menggunakannya, diharapkan system ini dapat merepresentasikan keadaaan dunia nyata atau bisnis yang sebenarnya. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis yang pada hakekatnya adalah merepresentasikan permasalahan dan manajemen yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika). Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan komputer. Decision Support System (DSS) merupakan progresi alamiah dari system pelaporan informasi dan system pemrosesan transaksi. DSS bersifat interaktif, system informasi yang berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan secara khusus menggunakan database untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajer dan pengguna akhir Informasi dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus dan output dari model matematika dan sistem pakar. Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik (Sprague et.al., 1993), yaitu : sistem yang berbasis komputer yang dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan dalam rangka memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual dengan cara melalui simulasi yang interaktif dimana data dan model analisis sebagai komponen utama. PENGERTIAN EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM (EIS) Executive Information System (EIS) adalah sistem computer-based yang membantu executive dalam mengakses data dan informasi untuk mengetahui suatu permasalahan, meneliti solusi yang akan diberikan, dan menunjukkan proses strategic planning. DataYang Dibutuhkan Dalam EIS 1. Data terintegrasi dari berbagai database, student, finance, personnel, dibutuhkan untuk menganalisa dari berbagai sudut pandang. 2. Kadang-kadang, executive membutuhkan data dari database on-line (ex. Kurs mata uang). 3. Data lengkap yang berisi rangkuman data secara keseluruhan. 4. Data eksternal (informasi umum). 5. Record data sebelumnya. EIS Dalam ESS (Executive Support System) EIS adalah inti dari Executive Support System (ESS). ESS dapat dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu : · Mental Modelling => Proses perancangan EIS, untuk mengidentifikasi faktor critical succes, data, informasi, dsb. · EIS => Orang atau teknologi yang memberikan data kepada executive dan mengubahnya sebagai informasi. · Office Automation Support => Semacam alat komunikasi executive dengan staff untuk berinteraksi dalam pengambilan keputusan. DECISION SUPPORT SYSTEM ( DSS ) DSS adalah seperangkat sistem yang mampu memecahkan masalah secara efisien dan efektif, yang bertujuan untuk membantu pengambil keputusan memilih berbagai alternative keputusan yang merupakan hasil pengolahan informasi-informasi yang diperoleh/ tersedia dengan menggunakan model-model pengambilan keputusan. Definisi DSS (Decision Support System) menurut Sprague dan Carlson (Sprague et.al., 1993), yaitu : sistem yang berbasis komputer yang dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan dalam rangka memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual dengan cara melalui simulasi yang interaktif dimana data dan model analisis sebagai komponen utama. Sesuai namanya, tujuan digunakannya system ini adalah sebagai “second opinion” atau “information source” yang dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang manajer memutuskan kebijakan tertentu. Pendekatan yang paling sering dilakukan dalam proses perancangan sebuah DSS adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga selain dapat menarik minat manajer untuk menggunakannya, diharapkan system ini dapat merepresentasikan keadaaan dunia nyata atau bisnis yang sebenarnya. Fungsi DSS bagi seorang manajer antara lain: a. Membantu manajer dalam pengambilan keputusan atas masalah semi terstruktur b. Memberikan dukungan bagi pertimbangan manajerdan bukan dimaksudkan untuk menggantikan fungsi manajer. c. Meningkatkan efiktifitas keputusan yang diambil manajer. Keputusan strategis adalah keputusan yang dibuat oleh Manajemen Puncak (Top Management). Keputusan ini bercirikan pada masalah ketidakpastian terutama yang berorientasi pada masa datang. Informasi yang dibutuhkan pada keputusan strategis ini adalah informasi strategis. Hasil keputusan yang diambil biasanya berpengaruh pada keseluruhan organisasi. Contoh dari keputusan ini misalnya, keputusan mengenai perluasan usaha, penentuan jalur produk dan diversifikasi produk. Proses pengambilan keputusan terdiri dari 3 fase: Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. Data masukkan diperoleh, diproses, dan diuji dalam rangka mengidentifikasikan masalah. Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan dan menganalisa alternatif tindakan yang bisa dilakukan. Tahap ini meliputi proses untuk mengerti masalah, menurunkan solusi dan menguji kelayakan solusi. Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin dijalankan. Hasil pemilihan tersebut kemudian diimplementasikan dalam proses pengambilan keputusan. Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan : 1. Proses perumusan/identifikasi persoalan keputusan 2. Penetapan parameter serta variabel yang merupakan bagian dari sebuah persoalan keputusan 3. Pembuatan penetapan alternatif-alternatif pemecahan persoalan atau keputusan 4. Menetapkan kriteria pemilihan alternatif untuk mendapatkan alternatif yang terbaik 5. Laksanakan keputusan dan evaluasi hasilnya Pihak-pihak yang berperan dalam Pengembangan DSS : Terdapat 5 pihak yang berperan dalam pengembangan SPK, kelima peran tersebut adalah: a.Manajer atau Pemakai, yaitu pihak yang terlibat langsung dengan proses pengambilan keputusan, pihak yang harus mengambil tindakan dan bertanggung jawab terhadap hasil tindakannya. b.Penghubung, yaitu pihak yang membantu pemakai, mungkin seorang asisten yang bertugas menjalankan terminal, atau lebih dari sekedar itu. c.Pembangun SPK atau Fasilitator, yaitu pihak yang mengembangkan SPK khusus dari pembangkit SPK d.Pendukung Teknik, yaitu pihak yang mengembangkan tambahan kemampuan atau komponen sistem informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan pembangkit SPK. Database-database baru, model-model analisis baru, dan tambahan format tampilan data merupakan hasil kerja pendukung teknik. e.Pengembang Peralatan, yaitu pihak yang mengembangkan teknologi baru (baik hardware maupun software), dan meningkatkan efisiensi hubungan antara subsistem dalam SPK. Memilih alternatif terbaik belumlah mencukupi. Jika keputusan tidak dilaksanakan secara memadai, hasil yang menggembirakan tidak akan tercapai. Pengambilan yang efektif membuat rencana guna melaksanakan keputusannya. Ciri-ciri Decision Support System yang baik yaitu : 5. Lengkap pada masalah penting 6. Mudah berkomunikasi dengannya Beberapa alasan penting dipergunakannya DSS antara lain karena manfaat seperti : 1. Perusahaan berada pada keadaan yang tidak menentu 2. Menghargai kompetisi lokal maupun internasional 3. Membantu menyelesaikan masalah yang sulit dalam operasional 4. Adanya komputer yang membantu dalam peningkatan efisiensi dan kemampuan menuju unggulan pasar 5. Bagian informasi tak bisa lagi hanya sewaktu-waktu saja, tetapi harus merupakan bagian yang menyatu dari proses basis Secara umum, manfaat yang dapat diambil dengan menggunakan DSS yaitu : 1. Punya kemampuan mendukung pemecahan masalah yang komplek 2. Bereaksi cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan pada kondisi yang berubah DSS melakukan analisis kuantitatif dengan sangat cepat dan menghemat waktu 3. Punya kemampuan dengan mencoba berbagai strategi berbeda kondisi dengan tepat dan cepat 4. Belajar dan mengembangkan program baru dengan menggunakan pola analisis “what if” (apabila), merupakan sarana dalam pelatihan manajer 5. Membangun jembatan komunikasi, sehingga pengumpulan data dan pemecahan masalah yang merupakan alat untuk meningkatkan kerjasama tim 6. Meningkatkan pengendalian pengukuran dan meningkatkan kinerja organisasi 7. Menghemat biaya, pembuatan atau menghemat biaya akibat keputusan yang salah 8. Keputusan lebih objektif dan konsisten dibandingkan dengan intuisi saja 9. Meningkatkan efektifitas manajerial dengan menghemat waktu kerja pada bidang analisis, perencanaan dan pelaksanaan 10. Meningkatkan produktivitas dari analisis Jenis-Jenis DSS dan Solusinya: Dalam mendefinisikan konsep DSS dilakukan oleh Steven L. Alter. Dia melakukan study terhadap 56 sistem penunjang keputusan yang digunakan pada waktu itu study tersebut memberikan pengetahuan dalammengidentifikasi enam jenis DSS, yaitu: 1. Retrive information element (memanggil elemen informasi) 2. Analyze entries fles (menganalisa semua file) 3. Prepare reports form multiple files (laporan standart dari beberapa files) 4. Estimate decisions qonsquences (meramalkan akibat dari keputusan) 5. Propose decision (menawarkan keputusan ) 6.Make decisions (membuat keputusan) LAPORAN-LAPORAN DALAM DSS: 1.Laporan berkala dan khusus. Laporan berkala atau periodic report yaitu laporan yang dibuat menurut jadwal tertentu contohnya adalah analis penjualan terhadap pelanggan perbulan dan laporan khusus atau special report yaitu laporan yang di buat ketika laporan dibuat ketikasesuatuyang tidak seperti biasanya terjadi contohnya laporan mengenai kecelakaan.Dalam penggunaannya laporan berkala dan khusus bersifat lengkap atau ringkas. 2.Laporan lengkap dan ringkas. Laporan lengkap atau detail report yaitu laporan yang memberikan spesifikasi mengenai setiap tindakan atau transaksi dan baris yang mewakili tindakan atau transaksi disebut baris lengkap atau detail line. KEGUNAAN LAPORAN DALAM DSS: Kegunaan laporan sebagai alat pemecah masalah dapat ditingkatkan dengan menggabungkan manajemen dan pengecualian. Hal ini dapat dilakukan dengan empat cara : 1. Menggunakan urutan laporan untuk menyorot pengecualian 2. Membuat laporan hanya jika terjadi pengecualian 3. Mengelompokan pengecualian bersama 4. Menunjukan varian dari norma SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN KELOMPOK: Sistem penunjang keputusan kelompok atau Group Decision Support System (GDSS) ialah kombinasi dari Komputer, komunikasi, dan teknologi keputusan dan yang digunakan untuk menemukan, merumuskan, dan memecahkan masalah dalam pertemuan kelompok. Jadi pada dasarnya tujuan GDSS adalah untuk pertukaran ide, opini, dan preferensi dalam kelompok. Faktor Pendukung Decision Support System (DSS): Beberapa faktor-faktor pendukung suatu perusahaan menggunakan DSS, antara lain: 1.DSS sistem yang fleksibel dengan informasi yang interaktif. 2.Mudah digunakan (user friendly), kemampuan grafikal yang kuat dan interaksi yang aktif dari tampilan yang menghubungkan manusia dan mesin dapat meningkatkan keefektifan DSS. 3.Memungkinkan pembuatan simulasi, proses try and error, memperhitungkan akibat dari suatu keputusan. 4.Memberikan dukungan untuk berbagai level managerial, dari tingkat eksekutif sampai tingkat lini. 5.Memberikan dukungan ke setiap individu dan juga untuk kelompok. 6.DSS mendukung berbagai keputusan yang interdependen dan sekuensual 7.DSS mendukung seluruh fase dari pembuatan keputusan: Intelligence, design,choice, dan implements. 8.DSS mendukung berbagai proses dan gaya pembuatan keputusan. 9.Dalam DSS para pembuat keputusan harus bersifat reaktif, mampu untuk memkonfrontasikan perubahan kondisi yang cepat dan mengadaptasikan DSS untuk mengatasi perubahan. DSS sangat fleksibel jadi pengguna dapat menambah, menghapus mengkombinasikan, merubah atau mengatur kembali elemen-elemen dasar. 10.Para pembuat keputusan memiliki wewenang atas pengendalian seutuhnya dari langkah-langkah proses pengambilan keputusan dalam memecahkan masalah 11.DSS bisa memberikan akses untuk berbagai macam sumber data, format dan tipe, mulai dari geographic information system (GIS) sampai dengan yang berorientasi ke objek. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN DSS: Manajer yang menggunakan model matematis dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut: 1. Proses pemodelan menjadi pengalaman belajar 2. Kecepatan simulasi memberikan kemampuan bagi kita untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu yang singkat. 3. Model memberikan daya peramalan 4. Model membutuhkan biyaya yang lebih murah daripada metode trial-and-error. 5. Dapat menyelesaikan problem yang kompleks. 6. Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya. 7. Lebih cepat dengan hasil yang lebih baik (terutama dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi). 8. Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang kurang berpengalaman. 9. Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif. 10. Fasilitas untuk mengambil data dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer untuk berkomunikasi dengan lebih baik. 11. Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer. Sedangkan kerugian model adalah sebagai berikut: 1. Sulitnya pemodelan system bisnis dan akan menghasilkan model yang tidak dapat menangkap semua pengaruh pada entity. 2. Dibutuhkan keterampilan matematika yang tinggi untuk mengembangkan model yang lebih kompleks secara pribadi Dalam merepresentasikan DSS agar mudah dipergunakan dan dimengeri oleh user (dalam hal ini adalah manajer perusahaan), format grafik mutlak dipergunakan untuk melengkapi teks yang ada. Contoh-contoh model grafik yang populer dipergunakan adalah sebagai berikut: 1. Time Series Charts – untuk melihat dampak sebuah variable terhadap waktu; 2. Bar Charts – untuk memperbandingkan kinerja beberapa entiti; 3. Pie Charts – untuk melihat komposisi atau persentasi suatu hal; 4. Scattered Diagrams – untuk menganalisa hubungan antara beberapa variabel; 5. Maps – untuk merepresentasikan data secara geografis; 6. Layouts – untuk menggambarkan lokasi barang secara fisik, seperti pada bangunan dan kantor; 7. Hierarchy Charts – untuk menggambarkan struktur organisasi; 8. Sequence Charts – untuk merepresentasikan sesuatu dengan logika yang tersetruktur (contohnya adalah diagram flowchart) dan 9. Motion Graphics – untuk memperlihat-kan perilaku dari variabel yang diamati dengan cara animasi Pengertian EIS ( Executive Information System ) Menurut Watson, EIS adalah system terkomputerisasi yang menyediakan akses bagi eksekutif secara mudah ke informasi internal dan eksternal yang relevan dengan critical success factor ( factor penentu keberhasilan ) ·Sejarah EIS ( Executive Information System ) Executive Information System (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung dalam pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya baik secara internal dan eksternal mengenai keterangan relevan untuk menemukan gol strategis dari organisasi. Hal Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk khusus dari satu sistem pendukung keputusan (DSS).Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan sebagai interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan yang kuat. Pada umumnya, digunakan untuk menolong eksekutif tertinggi di perusahaan yang besar dengan teliti, EIS dapat membandingkan, dan menyoroti variable penting sehingga mereka dapat memonitor kinerja dan mengindentifikasi kesempatan dan masalah. Baru-baru ini, EIS telah kehilangan ketenarannya karena dibantu oleh intelegen bisnis (dengan area sub dari laporan, analitik dan papan peralatan digital). Secara umum, EIS dikembangkan seperti mainframe program berbasis computer. Tujuannya adalah untuk melindungi sekumpulan data dan untuk menyediakan kinerja penjualan atau statistic riset pemasaran untuk membuat keputusan, seperti halnya petugas keuangan, direktur pemasaran dan petugas eksekutif pemimpin. Secara khusus, EIS menyediakan data yang hanya perlu untuk mendukung keputusan level eksekutif dari pada data bagi seluruh perusahaan. Saat ini, aplikasi EIS tidak hanya pada hirarki perusahaan, tetapi juga dikomputer pribadi pada satu daerah jaringan local. EIS sekarang melewati platform perangkat keras computer dan mengintegrasikan keterangan menyimpan paada mainframe, computer pribadi dan minicomputer. Hal ini memungkinkan karyawan dapat mempergunakan computer pribadi mereka untuk memperoleh akses ke data perusahaan dan memutuskan data yang relevan dalam pembuatan keputusan mereka. ·Komponen EIS ( Executive Information System ) Komponen dalam sebuah EIS dapat digolongkan menjadi : a. Perangkat Keras (hardware) b. Perangkat Lunak (software) ·KarekteristikEIS ( Executive Information System ) Karakteristik EIS meliputi : a. Dibuat untuk individual executive users b. Mengekstrak, menyaring (filter) , menyinkat dan melacak data yang penting / critical data c. Menyediakan on-line status access ( akses status online), analisa trend dan drill-down ( yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data pendukung yang ringkas) d. Mengakses dan mengintegrasikan data internal dan eksternal yang bersifat luas e. Bersifat user friendly, untuk menggunakannya hanya dibutuhkan sedikit ketrampilan tanpa pelatihan f. Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara g. Menampilan informasi grafik, tabular dan tekstual. Kemampuan tambahan yang dimiliki oleh EIS antara lain : a. Memberikan dukungan dalam komunikasi elektronik (missal Email, Computer Conferencing dan Word Processing) b. Mempunyai kemampuan analisa data c. Mempunyai alat pengorganisasian EIS perusahaan biasanya terdiri dari stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke computer pusat. Kondisi ini disajikan dalam gambar diatas. Konfigurasi stasiun kerja terdiri dari sebuah computer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis data eksekutif. Basis data ini memuat data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh kompetur pusat perusahan. Eksekutif akan memasukkan permintaan informasi untuk mengeluarkan tampilan informasi format awal atau untuk menjalankan pemrosesan dalam jumlah minimum. Laporan format awal ini bertindak sebagai “dashboard” bagi eksekutif untuk memonitor factor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi. Model EIS juga menunjukkan komposisi computer pusat yang berhubungan dengaan EIS. Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber-sumber eksternal, dan berita-berita serta penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru akan dapat dimasukkan oleh anggota staff dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-masing. Selain basis data korporat, EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan koleksi piranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif. Arus Informasi dalam EIS adalah sebagai berikut ·Alasan Penggunaan dan Pengembangan EIS ( Executive Information System ) a. Tekanan eksternal, yang berasal dari lingkungan di luar perusahaan dan bisa meliputi gejolak lingkungan serta persaingan yang meningkat b. Tekanan internal, yang meliputi adanya kebutuhan akan informasi baru, yang lebih baik dan lebih tepat waktu, adanya keharusan untuk mengelola organisasi yang semakin kompleks dan sulit untuk dijalankan serta adanya kebutuhan akan system pelaporan yang lebih efisien c. Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. · Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System ) Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan: 1. Perlukah kita mengembangkan EIS? J Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang. Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan). 2. Aapakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut Jika tidak;, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak 3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software). Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain : – Contoh Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek. Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. – Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada. ·Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS ( Executive Information System ) Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep dalam EIS yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception dan model mental. a. Critical Success Factor (CSF) Dengan EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuan dan factor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaanberbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan Industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya manufaktur yang kuat. Industri asuransi jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi. b. Management By Exception (MBE) Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya. Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan. Pie Chart menyajikan komposisi kinerja actual , table menyajikan perbandingan aktula terhadap anggaran. Software EIS dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar diperhatikan eksekutif. Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yangvolumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari inidisebut penempatan informasi (information compression). Dimanamenghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian danperkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil danuntuk mengembalikan pelaksanaannya. Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).” Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu : 1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya. 2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana. 3. Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan system itu. 4. Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang. 5. Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya. 6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi. 7. Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut. 8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama. · Penyebab kurang berhasilnya kinerja EIS ( Executive Information System ) Tercatat 3 hal dominan yang menyebabkan kurang berhasilnya atau menurunya kinerja EIS setelah diimplementasikan pada suatu perusahaan a. Disebabkan karena kesalahan pengertian cara kerja EIS itu sendiri yang dianggap sebagai suatu system yang terpisah dari modul-modul teknologi informasi lain dalam perusahaan. Modul EIS hanay melakukan peringkasan data dari system basis data yang telah ada. Jika data pada database utama memiliki struktur yang buruk maka informasi yang dihasilkan oleh system EIS pun tidak memiliki kualitas yang baik b. Disebabkan karena tidak adanya prosedur yang baik untuk menjaga agar data yang ada selalu up to date. Seringkali para eksekutif mengeluh bahwa laporan EIS yang diterima sudah tidak sesuai dengan kebutuhan pada saat itu. Jika modul EIS yang dimiliki terintegrasi dengan system basis data, maka yang perlu dipelihara adalah keteraturan melakukan update data, sedangkan jika system EIS tidak terintegrasi dengan system basis data maka mekanisme yang harus dijaga adalah keteraturan melakukan interfacing antara system basis data dengan modul EIS yang ada, baik secara manual maupun dibantu degan program computer. c.Disebabkan karena modul EIS yang terlampau sederhana ( tidak banyak memiliki fasilitas-fasilitas yang dapat memberikan advance fitur) sehingga sulit mengakomodasi kebutuhan masing-masing eksekutif yang kadangkala berbeda satu sama lain dan dapat berubah – ubah sewaktu-waktu a. Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum. b. Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan. c. SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini. d. Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih rendah. e. Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif. /2012/01/eis-executive-information-system.html